Quy trình thực hiện giao dịch 1 cửa



1. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 101, 02 bản).
1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT cho đơn vị mới (kể cả trường hợp đơn vị chuyển từ nơi khác đến).
- Điều kiện: đơn vị nộp hồ sơ sau khi đã được cơ quan BHXH hướng dẫn thủ tục, lập biểu mẫu.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ Thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn trả kết quả 01 ngày.
1.2. Quy trình chi tiết:
1.2.1. Bước chuẩn bị:
- Phòng (Bộ phận) Thu hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ, lập biểu mẫu hồ sơ đăng ký theo lịch đăng ký vào thứ 5 hàng tuần ở Thành phố (và ngày quy định ở BHXH quận, huyện).
- Trường hợp cá biệt thì Phòng Thu, Giám đốc BHXH quận, huyện bố trí cán bộ hướng dẫn tại Phòng Tiếp Công dân.
1.2.2. Bước tiếp nhận hồ sơ tại Phòng (Bộ phận) TNHS:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.
- Kiểm tra hồ sơ:
+ Kiểm tra để bảo đảm có đầy đủ thông tin trong Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT.
+ Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) có đầy đủ không.
+ Đối chiếu số lượng Tờ khai với Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS).
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHXH và ghi vào 02 Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT.
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị để trao đổi thông tin trên trang web IMS.
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật thông tin vào phần mềm TNHS; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Lưu ý: Yêu cầu đơn vị nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm phải đóng (hoặc số tiền bảo hiểm một tháng tham gia của toàn bộ người lao động trong danh sách) trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ để được cấp thẻ BHYT.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT; Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).
+ Kiểm tra việc thực hiện mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT… có phù hợp với quy định không.
+ Nếu đơn vị có lập Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) thì đối chiếu thông tin có tương ứng với Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) hay không.
- Xử lý hồ sơ:
+ Vào phần mềm SMS kiểm tra những trường hợp trùng số CMND:
* Nếu phát hiện người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì không cấp số sổ mới, mà sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH.
* Trường hợp phát hiện người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ đã được cấp đầu tiên để tiếp tục quản lý, đồng thời thông báo cho đơn vị lập thủ tục gộp sổ theo quy định.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu, cấp sổ cho người chưa có sổ; ghi các số liệu về sổ vào biểu A01a-TS.
+ Ghi số lượng, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu A01a-TS.
+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS. Đối với người lao động đã hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp có giấy xác nhận (mẫu C15a-TS), thì cán bộ Thu cập nhật quá trình đóng BHTN chưa hưởng vào phần mềm SMS (theo mã CQxxxx nếu ở nơi khác chuyển đến).
+ In phần tổng hợp số liệu từ phần mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+ In 02 Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) cho đơn vị đối với các trường hợp đơn vị không lập hoặc có lập nhưng số liệu tính toán có sai sót.
+ Trình ký, đóng dấu các biểu A01a-TS, biểu D02-TS, D02b-TS.
+ Lưu 01 phiếu đăng ký, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, 01 biểu D02b-TS, văn bản giải trình, bản sao văn bản xử lý… và các loại hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT.
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
- Trường hợp đơn vị có thời gian truy đóng trước tháng 01/2007 thì lọc ra thành Danh sách truy đóng (theo mẫu), để báo cáo cơ quan Thanh tra Lao động xử lý vào cuối mỗi tháng. Hàng tháng, khi có ý kiến xử lý của Thanh tra Lao động thì lưu vào hồ sơ từng đơn vị theo quy định.
- Các trường hợp phát hiện đã có số sổ không cấp số mới; nhân thân khác với dữ liệu đang quản lý, thì cán bộ Thu phải ghi lý do không cấp, thông tin nhân thân không trùng khớp với dữ liệu vào cột ghi chú biểu A01a-TS (hoặc trao đổi qua hệ thống IMS) để thông báo cho đơn vị biết thực hiện điều chỉnh.
- Trường hợp đơn vị chưa nộp tiền theo quy định, thì cán bộ Thu chưa cấp thẻ BHYT. Sau khi đơn vị nộp tiền thì hướng dẫn lập hồ sơ gia hạn thẻ BHYT cho người lao động theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ: Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin ghi trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) và Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) với dữ liệu hồ sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp không đầy đủ hoặc chưa đúng so với Tờ khai, Danh sách A01a-TS thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
+ In cấp lại tờ rời có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có.
+ Cắt thời gian đã hưởng trợ cấp BHXH 01 lần - nếu có.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Trình ký, đóng dấu Tờ khai, tờ bìa sổ BHXH.
+ Lưu 01 Tờ khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, giấy xác nhận thu hồi sổ BHXH (mẫu C15a-TS) - nếu có.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: 01 Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT, 01 Tờ khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, Tờ rời có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
- Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, giao nhận sổ BHXH. Trả đơn vị 01 bản, chuyển lại 01 bản cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

2. Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc (Phiếu giao nhận hồ sơ 102, 02 bản):
2.1. Quy trình tóm tắt :
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.


2.2. Quy trình chi tiết:
2.2.1 Cấp thẻ BHYT cho đối tượng thuộc ngành Lao động Thương binh và Xã hội quản lý; Thân nhân cán bộ, chiến sĩ Công an.
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Kiểm tra số người giảm trên danh sách, xác định số lượng thẻ BHYT thu hồi.
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT với đơn vị mới và ghi vào Danh sách tham gia (nếu có).
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới để trao đổi thông tin trên trang web IMS (nếu có).
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ.
- Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách D03-TS giảm.
- Duyệt cấp thẻ BHYT.
- Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) hoặc Biên bản thanh lý hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04a-TS) – nếu có.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Đối chiếu số phải thu và số đã thu từ dữ liệu của Phòng (Bộ phận) Kế hoạch - Tài chính (kể cả trường hợp có chứng từ nộp tiền).
- Trình ký, đóng dấu các biểu.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
- Chậm nhất trước ngày 20 của tháng cuối quý, cán bộ Thu in và gửi thông báo đóng tiền BHYT cho đơn vị.
- Trường hợp thanh lý hợp đồng thì cán bộ Thu đối chiếu tình hình nộp tiền của đơn vị với Phòng (Bộ phận) Kế hoạch - Tài chính trước khi trình lãnh đạo ký Biên bản thanh lý.


Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh sách D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)), thẻ BHYT thu hồi.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả cho khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS).
+ 02 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS).
+ 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT
+ Thẻ BHYT.
- Bộ phận TNHS yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ: 01 bản giao đơn vị, 01 bản, chuyển 01 bản còn lại Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật phần mềm TNHS.
2.2.2. Cấp thẻ BHYT trẻ em dưới 6 tuổi:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 102.
- Kiểm tra số Trẻ giảm trên danh sách tham gia BHYT (mẫu D03-TS(TE)), xác định số lượng thẻ BHYT thu hồi.
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT và ghi vào Danh sách tham gia đối với UBND phường, xã mới tham gia (nếu có).
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới tham gia để trao đổi thông tin trên trang web IMS (nếu có).
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách D03-TS(TE).
- Duyệt cấp thẻ BHYT.
- Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) – nếu có.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Trình ký, đóng dấu các biểu.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), 01 biểu D03-TS(TE).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận).
Lưu ý: Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT đối với đối tượng trẻ em dưới 6 tuổi được ghi từ ngày đầu của tháng nộp hồ sơ cấp thẻ đến ngày trẻ đủ 72 tháng tuổi.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS(TE). Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh sách D03-TS(TE) hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 biểu D03-TS(TE), 01 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS), thẻ BHYT thu hồi.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu gia nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) cán bộ Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu C04-TS).
+ 01 biểu D03-TS(TE).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT: trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
2.2.3. Cấp thẻ BHYT cho người đã hiến bộ phận cơ thể người cho y học, thực hiện tại cơ quan BHXH Thành phố:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 102.
- Hỏi người được cấp thẻ BHYT, đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu.
- Lập Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, 03 bản), ghi đầy đủ các thông tin và nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu thu vào phần mềm SMS.
- Lập Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
- Trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ.
- Vào tháng đầu mổi quý phòng Thu lập Phụ lục 01 (ban hành kèm theo thông tư 09/2009/TTLT-BYT-BTC) chuyển Sở Tài chính đề nghị chuyển kinh phí vào quỹ BHYT cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ gồm:
+ 02 bản D03-TS.
+ Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với Danh sách D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 Phiếu đề nghị in thẻ, 01 biểu D03-TS.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Cán bộ TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 01 biểu D03-TS.
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
- Yêu cầu người được cấp thẻ BHYT ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT: trả 01 bản cho người được cấp thẻ BHYT, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

3. Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 103, 02 bản).
3.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ đóng BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT của đơn vị sử dụng lao động, trên cơ sở đó cập nhật bổ sung thông tin của người lao động và đối chiếu kết quả đóng BHXH, BHYT của đơn vị.
- Thời hạn trả kết quả:
+ 10 ngày làm việc đối với hồ sơ thu; cấp sổ, cấp thẻ BHYT.
+ 05 ngày làm việc đối với hồ sơ gia hạn thẻ BHYT.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
3.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.
- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) có đầy đủ không.
- Đối chiếu số lượng Tờ khai với Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS).
- Kiểm tra số lao động giảm trên biểu D02-TS, xác định số lượng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng để thu hồi. Đối với các trường hợp không trả thẻ thì kiểm tra việc đóng bổ sung hết giá trị thẻ còn lại trên biểu D02-TS. Lưu ý các trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ ốm bệnh dài ngày, nghỉ việc nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn hoặc đang được cấp mới thì không thu hồi thẻ BHYT, nhưng yêu cầu đơn vị ghi đầy đủ các nội dung tương ứng vào cột ghi chú của biểu D02-TS như sau:
+ Nếu người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản”.
+ Nếu người lao động không đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ thai sản không hưởng trợ cấp”, (nhưng phải đóng bổ sung hết giá trị thẻ BHYT).
+ Nếu người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau bệnh dài ngày thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau bệnh dài ngày”.
+ Nếu người lao động nghỉ việc nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT do đang gia hạn”.
+ Nếu người lao động nghỉ việc nhưng thẻ BHYT, sổ BHXH đang được cấp mới thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT, sổ BHXH do đang cấp mới”.
- Nếu đơn vị có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Lưu ý:
- Đối với các đơn vị nợ tiền bảo hiểm khi nộp hồ sơ thu thì cán bộ TNHS không được từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Đối với các đơn vị có số lao động lớn, có yêu cầu trả thẻ BHYT trước ngày 10 của tháng báo giảm nhưng không có hồ sơ thu kèm theo, thì cán bộ TNHS lập Biên bản thu hồi thẻ BHYT, cắt góc thẻ BHYT để đơn vị nộp lại khi có hồ sơ thu.


Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ gốc từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT; Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).
+ Kiểm tra việc thực hiện mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT… có phù hợp với quy định không.
+ Nếu đơn vị có lập Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) thì đối chiếu thông tin có tương ứng với Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) hay không.
+ Đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi; Biên bản thu hồi thẻ đối với các trường hợp đơn vị trả thẻ trước ngày 10 của tháng báo giảm. (Chú ý ngày ký Biên bản thu hồi có đúng quy định hay không), để chấp nhận hoặc không chấp nhận số lượng thẻ nộp lại cho cơ quan BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ Vào phần mềm SMS kiểm tra những trường hợp trùng số CMND:
* Nếu phát hiện người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì không cấp số sổ mới, mà sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH.
* Trường hợp phát hiện người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ đã được cấp đầu tiên để tiếp tục quản lý, đồng thời thông báo cho đơn vị lập thủ tục gộp sổ theo quy định.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu, cấp sổ cho người chưa có sổ; ghi các số liệu về sổ vào biểu A01a-TS.
+ Ghi số lượng, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu A01a-TS.
+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS. Đối với người lao động đã hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp có giấy xác nhận (mẫu C15a-TS), thì cán bộ Thu cập nhật quá trình đóng BHTN chưa hưởng vào phần mềm SMS (theo mã CQxxxx nếu ở nơi khác chuyển đến).
+ In phần tổng hợp số liệu từ phần mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+ In 02 Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) cho đơn vị đối với các trường hợp đơn vị không lập hoặc có lập nhưng số liệu tính toán có sai sót.
+ Lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) đề nghị cấp lại thẻ BHYT cho các trường hợp thẻ BHYT đã bị cắt góc nhưng không thuộc đối tượng thu hồi thẻ BHYT (nếu có).
+ Trình ký, đóng dấu các biểu A01a-TS, biểu D02-TS, D02b-TS.
+ Lưu 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, 01 biểu D02b-TS, văn bản giải trình, bản sao văn bản xử lý… và bản sao các Quyết định, thông báo…
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.
Lưu ý:
- Trường hợp đơn vị có thời gian truy đóng trước tháng 01/2007 thì lọc ra thành Danh sách truy đóng (theo mẫu), để báo cáo cơ quan Thanh tra Lao động xử lý vào cuối mỗi tháng. Hàng tháng, khi có ý kiến xử lý của Thanh tra Lao động thì lưu vào hồ sơ từng đơn vị theo quy định.
- Các trường hợp phát hiện đã có số sổ không cấp số mới; nhân thân khác với dữ liệu đang quản lý, thì cán bộ Thu phải ghi lý do không cấp, thông tin nhân thân không trùng khớp với dữ liệu vào cột ghi chú biểu A01a-TS (hoặc trao đổi qua hệ thống IMS) để thông báo cho đơn vị biết thực hiện điều chỉnh.
- Trường hợp điều chỉnh lương, chức danh nộp theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103 thì không chuyển Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ mà chuyển cho Phòng (Bộ phận) TNHS để trả cho đơn vị, kết thúc quy trình.
Hàng tháng:
- Từ ngày 21 đến ngày 25 của tháng, cán bộ Thu kết chuyển số liệu trong phần mềm SMS đối với từng đơn vị đang quản lý. In Bản tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS phân tích số liệu) ra file dữ liệu chuyển cho đơn vị qua hệ thống IMS.
- Từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng sau, bộ phận (cán bộ) Tổng hợp Thu tính lãi và in Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12) ra file dữ liệu chuyển cho đơn vị qua hệ thống IMS.
- Riêng tháng cuối quý, ngoài thông báo quý gửi qua hệ thống IMS cán bộ Thu sẽ in “Thông báo” theo quý thành văn bản chuyển cho bộ phận TNHS vào ngày 20 của tháng đầu quý sau để các đơn vị đến nhận.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ: Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin ghi trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) và Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) với dữ liệu hồ sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp không đầy đủ hoặc chưa đúng so với Tờ khai, Danh sách A01a-TS thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In Thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
+ In cấp lại tờ rời có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có.
+ Cắt thời gian đã hưởng trợ cấp BHXH 01 lần - nếu có.

+ In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Trình ký, đóng dấu tờ khai, tờ bìa sổ BHXH.
+ Lưu 01 Tờ khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, Giấy xác nhận thu hồi sổ BHXH (mẫu C15a-TS), thẻ BHYT.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Lưu ý: Cuối mổi tháng BHXH quận, huyện tập hợp Danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đã cấp trong tháng, ký xác nhận kèm theo file dữ liệu gửi về phòng Cấp sổ thẻ BHXH/TP để quản lý.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: 01 Tờ khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, Tờ rời có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
- Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, giao nhận sổ BHXH. Trả đơn vị 01 bản, chuyển lại 01 bản cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

MỘT SỐ QUY TRÌNH ĐẶC BIỆT

A. Gia hạn thẻ BHYT:
1. Gia hạn thẻ tự động:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) Thu.
Cán bộ Thu đối chiếu xác định các đơn vị đủ điều kiện được gia hạn thẻ BHYT tự động, lập Danh sách chuyển cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ vào 03 đợt: ngày 21, 26 của tháng cuối kỳ hạn thẻ cũ và ngày 01 của tháng đầu kỳ hạn thẻ mới.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Căn cứ Danh sách do cán thu chuyển sang tiến hành in thẻ BHYT cho đơn vị.
- Chuyển Danh sách các đơn vị, thẻ BHYT và 02 Biên bản bàn giao thẻ cho Phòng (Bộ phận) TNHS trong thời gian 04 ngày làm việc.
- Chuyển Danh sách và thông báo ngày trả thẻ BHYT lên trang web để các đơn vị đến nhận.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS.
- Cán bộ TNHS yêu cầu đơn vị xuất trình thẻ nhân viên hoặc giấy giới thiệu để trả thẻ BHYT cho đơn vị,
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT; trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.
2 Đơn vị lập thủ tục gia hạn thẻ BHYT:
Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ gồm:
+ Văn bản của đơn vị (mẫu D01b-TS).
+ Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS) nếu có thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
+ Bản sao UNC (trong trường hợp mới chuyển tiền cho cơ quan BHXH).
+ Dữ liệu vi tính của biểu D07-TS.
- Vào phần mềm SMS kiểm tra số tiền đơn vị đã đóng cho cơ quan BHXH và Bản sao UNC (trong trường hợp mới chuyển tiền) - nếu có để xác định số tiền đơn vị đã nộp:
+ Trường hợp đơn vị nộp đủ tiền đến hết tháng liền kề tháng nộp hồ sơ gia hạn thì tiếp nhận.
Ví dụ: Đầu kỳ gia hạn thẻ BHYT năm 2012, đơn vị nợ tiền bảo hiểm nên chưa được gia hạn thẻ. Đến ngày 05/03/2012 đơn vị đóng đủ tiền đến hết tháng 02/2012 và lập hồ sơ đề nghị gia hạn thẻ, thì tiếp nhận hồ sơ.
+ Trường hợp đơn vị nợ dưới 02 tháng, nếu có văn bản đề nghị và cam kết thanh toán hết nợ trong thời gian 01 tháng thì tiếp nhận hồ sơ.
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào bảng kê.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn giải quyết 1,5 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D07-TS) điều chỉnh nơi đăng ký KCB ban đầu (nếu có).
- Tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ nộp tiền của đơn vị (nếu có), duyệt cấp thẻ.
- Lập 02 Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho cán bộ Cấp sổ thẻ.
- Lưu văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS), 01 Phiếu đề nghị in thẻ, 01 biểu D07-TS và bản sao UNC – nếu có.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn giải quyết 02 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103, hồ sơ và dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với số lượng đề nghị gia hạn. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với Phiếu đề nghị in thẻ thì cán bộ cán bộ Cấp sổ thẻ lập phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ cấp sổ thẻ in thẻ BHYT.
- In Thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT từ phần mềm SMS.
- In 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với phòng Cấp sổ thẻ BHXH/TP.
- Lưu 01 Phiếu đề nghị in thẻ BHYT, 01 bản D07-TS, Bản sao UNC – nếu có.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn giải quyết 01 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ Thẻ BHYT.
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ 01 biểu D07-TS – nếu có
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

B. Quy trình lập “Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH”
- Nguyên tắc chung: Khi đơn vị nộp hồ sơ thu báo giảm lao động tại cột ghi chú mẫu D02-TS ghi “Chưa nhận thẻ BHYT do đang gia hạn hoặc đang cấp mới” không nộp lại thẻ BHYT cho cơ quan BHXH, thì cán bộ Thu không được thu bổ sung hết giá trị thẻ.
- Các bước xử lý nghiệp vụ cần chú ý những điểm sau:
1. Phòng (Bộ phận) Thu:
- Vào phần mềm SMS xác định cán bộ cấp sổ thẻ đã in thẻ BHYT chưa:
+ Trường hợp cán bộ Cấp sổ thẻ chưa in thẻ thì cán bộ Thu nhập giảm lao động, thực hiện thao tác thu hồi thẻ BHYT trên phần mềm SMS bình thường như các trường hợp giảm khác.
+ Trường hợp cán bộ Cấp sổ thẻ đã in thẻ:
* Cán bộ Thu vẫn nhập giảm lao động, thực hiện thao tác thu hồi thẻ BHYT trên phần mền SMS như các trường hợp giảm khác, nhưng không nhập bổ sung tăng hết giá trị thẻ BHYT
* Lập 02 Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH. Đối với trường hợp NLĐ tăng mới đang được cấp sổ BHXH, tiếp sau đó đơn vị điều chỉnh giảm thì phải thu hồi cả Tờ bìa sổ BHXH.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 cùng 02 Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.

2. Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ:
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, xử lý nghiệp vụ in thẻ BHYT, sổ BHXH theo quy trình.
- Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và 02 Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
3. Phòng (Bộ phận) TNHS:
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ để trả khách hàng.
- Yêu cầu đơn vị ký vào Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH. Đơn vị giữ lại 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho cán bộ Thu.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Lưu ý: Cán bộ TNHS hướng dẫn đơn vị nộp lại thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) theo Phiếu giao nhận hồ sơ 105.

4. Quy trình giải quyết cấp thẻ BHYT HSSV (Phiếu giao nhận hồ sơ 104, 02 bản).
4.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT HSSV và cấp kinh phí CSSK ban đầu.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu – KHTC. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 2,5 ngày.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
4.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu gia nhận hồ sơ.
- Nếu đơn vị có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào phiếu giao nhận hồ sơ.
- Trường hợp nộp tiền trực tiếp, cán bộ TNHS hướng dẫn khách hàng đến nộp tiền tại bộ phận KH-TC.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu – KHTC. Thời hạn 06 ngày làm việc.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra mức đóng, số người tham gia với danh sách HSSV và thẩm định hồ sơ.
- Kiểm tra chứng từ nộp tiền với số phải thu, nếu thiếu thì vẫn phải xử lý dữ liệu chuyển Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ để in thẻ BHYT và sẽ theo dỏi thu bổ sung.
- Xác định giá trị thẻ BHYT.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Xác nhận số tiền kinh phí hỗ trợ thu, kinh phí CSSK ban đầu được trích chi cho đơn vị.
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KHTC.
+ Phòng (Bộ phận) KH-TC. Thời hạn 01 ngày.
- Phòng (Bộ phận) KH-TC tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu.
- Tiến hành đối chiếu số tiền phải nộp trên hồ sơ và chứng từ nộp tiền, ký xác nhận trên danh sách tham gia.
- Kiểm tra, ký xác nhận số tiền kinh phí hỗ trợ thu và số tiền trích kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu để lãnh đạo duyệt và thực hiện trích chi cho đơn vị.
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KH-TC.
- Trình Ban giám đốc BHXH Thành phố hoặc Giám đốc BHXH quận, huyện ký Hợp đồng và các hồ sơ liên quan.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ gồm:
+ 03 bản Hợp đồng thu tiền BHYT HSSV.
+ 02 Danh sách HSSV; 02 Danh sách HSSV nhóm đối tượng khác (nếu có).
+ 02 Bảng thống kê.
+ 01 bản sao Chứng từ nộp tiền ; 01 Giấy đề nghị chi KP hỗ trợ thu; 01 Bảng trích kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu.

Lưu ý:
- Thời gian luân chuyển hồ sơ giữa Phòng (Bộ phận) Thu và Phòng (Bộ phận) KH-TC chỉ thực hiện 1 đợt trong ngày.
- Bản lưu Giấy đề nghị chi kinh phí hỗ trợ thu và Bảng trích kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu, phải được Phòng (Bộ phận) KH-TC ghi chữ “lưu hồ sơ” để tránh trường hợp chi lần 2.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ dữ liệu, số lượng và giá trị thẻ BHYT Phòng (Bộ phận) Thu chuyển sang, tiến hành in thẻ BHYT và thẻ Học sinh (nếu có). Nếu số liệu có lệch thì lập phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) phối hợp với Phòng (Bộ phận) Thu để xác định số lệch.
- Xử lý hồ sơ:
+ In Thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ thẻ BHXH/TP.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS gồm:
+ Thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ 02 bản Hợp đồng thu tiền BHYT HSSV.
+ 01 Danh sách HSSV; 01 Danh sách HSSV nhóm đối tượng khác (nếu có).
+ 01 Bảng thống kê.
+ 01 Giấy đề nghị chi KP hỗ trợ thu; 01 Bảng trích KP CSSK ban đầu.
Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 104 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ trả cho khách hàng.
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho cán bộ Cấp sổ thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Hướng dẫn khách hàng liện hệ Phòng (Bộ phận) KHTC nhận tiền KP hỗ trợ thu theo quy định. Riêng KP CSSK ban đầu cơ quan BHXH sẽ chuyển khoản.
Lưu ý: Người nhận tiền phải có giấy giới thiệu của trường và giấy CMND.

5. Quy trình giải quyết hồ sơ trả thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) cho cơ quan BHXH theo Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 105, 02 bản):
5.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ trả thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) cho cơ quan BHXH.
- Thời hạn trả kết quả: Phiếu giao nhận hồ sơ này không trả lại cho đơn vị, quy trình thực hiện 02 ngày.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.
5.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo nội dung của phiếu giao nhận hồ sơ và Phiếu yêu cầu.
- Cập nhận tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 105 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 01 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 105, thẻ BHYT và sổ BHXH (nếu có) từ Phòng (Bộ phận) TNHS. Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu ngày trả thẻ BHYT (theo ngày Phiếu giao nhận hồ sơ 105) với ngày ký nhận Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH có đảm bảo đúng thời gian 02 ngày hay không:
+ Nếu đúng thì cán bộ Thu giữ lại Phiếu yêu cầu thu hồi thẻ BHYT, sổ BHXH và Phiếu giao nhận hồ sơ 105 để lưu vào hồ sơ điều chỉnh giảm trước đó tương ứng. Đồng thời lập mẫu C02-TS ghi nội dung: “Chuyển thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) thu hồi của đơn vị……….…, Mã đơn vị……….tại đợt…….tháng……năm……” chuyển cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.
+ Nếu không đúng thì cán bộ Thu thông báo cho đơn vị qua hệ thông IMS và lập biểu D02-TS thu bổ sung hết giá trị thẻ và 01 tháng đóng BHXH, BHTN tương ứng đối với các trường hợp không trả sổ BHXH.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Tiếp nhận mẫu C02-TS, thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có).
- Lưu thẻ BHYT, sổ BHXH vào hồ sơ đơn vị tương ứng.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
6. Quy trình giải quyết ngưng tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 106, 02 bản):
6.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ ngừng đóng đối với đơn vị chấm dứt hoạt động, chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH hoặc sáp nhập vào đơn vị khác.
- Nguyên tắc chung: các đơn vị phải đóng đủ tiền bảo hiểm đến thời điểm chấm dứt hoạt động, chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH hoặc sáp nhập vào đơn vị khác. Trường hợp đơn vị chuyển địa bàn hoạt động hoặc sáp nhập còn nợ nếu có yêu cầu chuyển nợ thì phải có văn bản.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) thu. Thời hạn 6,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) cấp sổ thẻ. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
6.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ.
- Kiểm tra số lao động giảm trên biểu D02-TS xác định số lượng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng để thu hồi. Đối với các trường hợp không trả thẻ thì kiểm tra việc đóng bổ sung hết giá trị thẻ BHYT còn lại trên biểu D02-TS-TBH.
- Nếu đơn vị có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.


Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu: Thời hạn 6,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra Quyết định… văn bản đề nghị của đơn vị có phù hợp với quy định của pháp luật không.
- Đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi.
- Đối chiếu các chứng từ nộp tiền với Phòng (Bộ phận) KHTC – nếu có; Xác nhận công nợ và thanh toán chi các chế độ BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) và xác định số phải thu BHXH, BHYT, BHTN.
+ In phần tổng hợp số liệu từ phần mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+ In Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT đối với các đơn vị đóng đủ hoặc thừa tiền (mẫu C12-TS).
- Trường hợp đơn vị còn nợ tiền bảo hiểm:
+ Cán bộ Thu trình Trưởng phòng Thu hoặc Giám đốc BHXH quận, huyện ký duyệt thông báo số tiền còn thiếu của đơn vị. Yêu cầu đơn vị đối chiếu số liệu và đóng bổ sung trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận kết quả.
+ Khi đơn vị đã nộp đủ tiền thì cán bộ Thu Cấp Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS).
- Trình ký, đóng dấu các biểu D02-TS; C12-TS..
- Lưu 01 biểu D02-TS, thẻ BHYT và toàn bộ hồ sơ của đơn vị.
- Cập nhận tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ: Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
- Ký duyệt biểu D02-TS.
- Lưu 01 biểu D02-TS.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn giải quyết 01 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 106 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: 01 biểu D02-TS; 01 bản C12-TS (nếu có), Thông báo đóng bổ sung số tiền bảo hiểm (nếu có).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

7. Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền đóng thừa (Phiếu giao nhận hồ sơ 107, 02 bản).
7.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền đóng thừa cho đơn vị.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2, 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 12 ngày (Bộ phận Tổng hợp Thu BHXH Thành phố: 04 ngày).
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
7.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận TNHS). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 107 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2, 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 12 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 107 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
+ Bộ phận Thu BHXH quận, huyện. Thời hạn 04 ngày.
- Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu tiền đề nghị hoàn trả có đúng không.
- Lập Phiếu yêu cầu giải quyết công việc kèm theo hồ sơ của đơn vị trình Trưởng phòng Thu hoặc Giám đốc BHXH ký duyệt.
- Chuyển Phòng (Bộ phận) KH-TC kiểm tra ký xác nhận.
- Sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận Tổng hợp thu thuộc phòng Thu BHXH Thành phố.
+ Bộ phận Tổng hợp thu thuộc Phòng Thu BHXH Thành phố. Thời gian 04 ngày.
- Kiểm tra hồ sơ.
- Lập 04 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS), trình lãnh đạo phòng Thu và Giám đốc BHXH Thành phố ký duyệt.
- Mở sổ theo dõi và lại lưu lại 01 bộ (bản sao).
- Chuyển lại hồ sơ và 03 bản Quyết định (mẫu C16-TS) cho Bộ phận Thu BHXH quận, huyện
+ Bộ phận Thu BHXH quận, huyện. Thời hạn 04 ngày.
- Nhận lại hồ sơ từ Bộ phận Tổng hợp thu BHXH/TP đã được lãnh đạo ký duyệt.
- Lưu lại 01 bản Quyết định (mẫu C16-TS), 01 bộ hồ sơ (bản sao).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 107 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 107 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu trả cho khách hàng.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Hướng dẫn khách hàng liên hệ Bộ phận KH-TC hoặc Bộ phận chi tiền để nhận tiền theo quy định.
Lưu ý: Khi chi tiền cho khách hàng thì Bộ phận KH-TC hoặc Bộ phận Chi tiền giữ lại 01 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS) và toàn bộ hồ sơ của khách hàng để lưu cùng chứng từ theo quy định.

8. Quy trình giải quyết hồ sơ điều chỉnh số sổ BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số sổ chính thức (Phiếu giao nhận hồ sơ 108, 02 bản).
8.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ điều chỉnh số sổ BHXH do đơn vị cung cấp sai hoặc điều chỉnh số sổ tạm về số sổ chính thức.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 8,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
8.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 108 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 8,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 108 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu và trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ điều chỉnh.
- Vào chương trình SMS, hiệu chỉnh hồ sơ.
- Chuyển 01 biểu D07-TS cho cán bộ quản lý Thu để lưu vào hồ sơ đơn vị.
- Lưu văn bản, 01 biểu D07-TS và Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT (nếu có).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 108 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Lưu ý: Nghiệp vụ này chuyển cho người được phân công giữ quyền quản trị Thu (QLT) để xử lý hồ sơ.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 108 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu chuyển trả khách hàng.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

9. Quy trình giải quyết tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí và Tử tuất (Phiếu giao nhận hồ sơ 109, 02 bản):
9.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí và Tử tuất.
- Nguyên tắc: đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí và Tử tuất, nhưng phải đóng vào quỹ Ốm đau, Thai sản, TNLĐ 4%; BHTN 2%; BHYT 4,5%. Không thu hồi thẻ BHYT.
- Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 2,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
9.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ.
- Xử lý hồ sơ:
+ Khi đơn vị có văn bản tạm dừng đóng (Giảm): phương án nhập OF, đồng thời cán bộ Thu vào mã đơn vị Tạm dừng đóng xxxxx nhập tăng mới: phương án nhập ON không cấp thẻ BHYT.
+ Khi đơn vị hết thời gian tạm dừng đóng (Tăng lại): phương án nhập ON theo mã đơn vị cũ, đồng thời cán bộ Thu vào mã đơn vị tạm dừng đóng xxxxx nhập giảm: phương án nhập OF.
+ In phần tổng hợp số liệu từ phần mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+ In Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS) để xác định thừa thiếu và yêu cầu đơn vị nộp tiền bảo hiểm thiếu – nếu có.
+ Ghi mã mới (mã tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí, Tử tuất) trên biểu D02-TS để thông báo cho đơn vị thực việc đóng tiền BHXH (quỹ ngắn hạn), BHTN, BHYT và gia hạn thẻ BHYT.
+ Trình ký, đóng dấu biểu D02-TS.
+ Lưu 01 biểu D02-TS và hồ sơ.
+ Mở sổ theo dõi.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
- Khi hết thời gian tạm dừng đóng, cán bộ Thu thông báo cho đơn vị và chủ động xử lý dữ liệu thu nhập tăng lại mã đơn vị cũ được cấp trước đó và nhập giảm tại mã đơn vị Tạm dừng đóng xxxxx theo các phương án trên.
- Nếu đơn vị còn nợ tiền bảo hiểm ở mã Tạm dừng đóng xxxxx thì chuyển toàn bộ số tiền nợ qua mã đơn vị cũ để tiếp tục theo dõi.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
+ Ký duyệt và lưu 01 biểu D02-TS.
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 109 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ chuyển trả khách hàng gồm: 01 biểu D02-TS, Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS)
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

10. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH Tự nguyện (Phiếu giao nhận hồ sơ 201, 02 bản):
10.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện bao gồm: cá nhân; cơ quan, đoàn thể; công ty, doanh nghiệp xuất khẩu lao động; UBND phường, xã (gọi chung là đơn vị) có lao động thuộc diện tham gia BHXH tự nguyện và có yêu cầu đóng BHXH tự nguyện thay cho người tham gia.
- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 6,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
10.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận TNHS). Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
A. Đối với cá nhân trực tiếp đăng ký.
+ Hướng dẫn và cấp mã quản lý:
- Hướng dẫn người tham gia lựa chọn mức thu nhập đóng, phương thức đóng BHXH Tự nguyện và ghi Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện (mẫu A02-TS).
- Đối chiếu Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện với bản sao giấy khai sinh hoặc giấy chứng minh nhân dân có phù hợp không.
- Đối với người tham gia đã tham gia BHXH trước đó thì đối chiếu bản sao sổ BHXH với bản chính và ký xác nhận đã đối chiếu trên bản sao. Đồng thời đối chiếu thông tin cá nhân ghi trên sổ với Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện có phù hợp không.
- Vào phần mềm SMS:
+ Cấp mã quản lý BHXH Tự nguyện cho người tham gia.
+ Cấp Thông báo phương thức đóng BHXH tự nguyện (tháng, quý, 6 tháng).
- Hướng dẫn người tham gia nộp tiền tại Phòng (Bộ phận) KHTC hoặc cung cấp số tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH để đơn vị tham gia chuyển tiền.
+ Tiếp nhận hồ sơ:
- Tiếp nhận hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhận tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 201 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
B. Đối với đại diện đơn vị đăng ký.
+ Tiếp nhận hồ sơ gồm:
- Đơn vị cung cấp hồ sơ cá nhân từng người tham gia BHXH tự nguyện theo đúng quy định tại phần I. Mục A Phiếu giao nhận hồ sơ 201, bổ sung thêm:
+ 02 Phiếu đăng ký tham gia BHXH tự nguyện (mẫu 02/ĐKTN).
+ 03 bản Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (mẫu D05-TS)
+ Kiểm tra hồ sơ:
- Kiểm tra và đối chiếu hồ sơ, biểu mẫu đầy đủ số lượng, thông tin trên biểu mẫu do cá nhân tự lập và danh sách đóng BHXH tự nguyện do đại diện đơn vị lập danh sách.
- Kiểm tra số liệu thống nhất trên danh sách đóng BHXH tự nguyện.
- Kiểm tra số lượng Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện (mẫu A02-TS) và danh sách đóng BHXH tự nguyện.
- Đối với người tham gia đã tham gia BHXH trước đó thì đối chiếu bản sao sổ BHXH với bản chính và ký xác nhận đã đối chiếu trên bản sao. Đồng thời đối chiếu thông tin cá nhân ghi trên sổ với Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện có phù hợp không.
Lưu ý: Hướng dẫn đơn vị đại diện người lao động đóng BHXH tự nguyện ghi đầy đủ số sổ BHXH vào tờ khai và danh sách đóng BHXH tự nguyện đối với người lao động đã có sổ BHXH; người chưa có sổ BHXH thì để trống.
- Vào phần mềm SMS:
+ Cấp mã đơn vị tham gia BHXH và ghi vào 02 Phiếu đăng ký tham gia BHXH tự nguyện.
+ Cấp Thông báo phương thức đóng BHXH tự nguyện (đóng hằng tháng).
- Nếu có dữ liệu USB thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 201 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 6,5 ngày làm việc.
+ Trường hợp không cấp sổ BHXH.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 201 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ.
- Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT; Danh sách tham gia BHXH tự nguyện
- Kiểm tra mức thu nhập đóng BHXH tự nguyện có phù hợp với quy định không.
- Cấp số sổ BHXH cho những người chưa có sổ BHXH; ghi vào tờ khai và danh sách tham gia BHXH tự nguyện.
- Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện (mẫu A02-TS).
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS.
- Trình ký, đóng dấu danh sách người tham gia BHXH tự nguyện.
- Lưu 01 Tờ khai/ người, 01 biểu D05-TS và toàn bộ hồ sơ bản sao giấy khai sinh hoặc giấy CMND, sổ BHXH.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 201 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

+ Trường hợp cấp sổ BHXH.
- Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
- Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 6,5 ngày.
* Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày để xử lý hồ sơ, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ.
* Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 02 ngày để xử lý in sổ BHXH (tương tự như cấp sổ BHXH bắt buộc), sau đó chuyển lại toàn bộ hồ sơ cho Phòng (bộ phận) Thu để trả cho Phòng (Bộ phận TNHS.
- Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
Lưu ý:
- Thời điểm đóng tiền BHXH tự nguyện của các phương như sau:
+ Người tham gia đăng ký phương thức đóng đóng hằng tháng thì thời điểm đóng là trong vòng 15 ngày đầu của tháng.
+ Người tham gia đăng ký phương thức đóng đóng hằng quý thì thời điểm đóng là trong vòng 45 ngày đầu của quý.
+ Người tham gia đăng ký phương thức đóng đóng 06 tháng một lần thì thời điểm đóng là trong vòng 03 tháng đầu đối với phương thức trên.
- Trường hợp quá thời hạn đóng trên thì được xem là tạm dừng đóng. Khi tiếp tục đóng thì phải đăng ký lại. Thủ tục đăng ký lại thực hiện như đăng ký tham gia lần đầu và thực hiện và tháng đầu của quý.
- Trường hợp thay đổi phương thức đóng nộp theo Phiếu giao nhận hồ sơ 201/…/THU thì không chuyển Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ mà chuyển cho Phòng (Bộ phận) TNHS để trả cho đơn vị, kết thúc quy trình.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 201 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu chuyển trả cá nhân, đơn vị gồm:
+ 01 bản danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (D05-TS).
+ 01 bản Phiếu đăng ký tham gia BHXH.
+ 01 Tờ khai tham gia BHXH tự nguyện của từng người.
+ Sổ BHXH (nếu có).
+ 02 biên bản giao nhận sổ BHXH (nếu có).
- Yêu cầu cá nhân đơn vị ký vào 02 biên bản giao sổ: trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

11. Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện (Phiếu giao nhận hồ sơ 202, 02 bản):
11.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT tự nguyện.
- Thời hạn trả kết quả:
+ 10 ngày làm việc hồ sơ cấp mới.
+ 05 ngày làm việc đối với hồ sơ gia hạn.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 3,5 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
11.2. Quy trình chi tiết:
11.2.1. Cấp mới:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ.
- Kiểm đếm số lượng tờ khai tham gia BHYT tự nguyện theo hộ gia đình (mẫu 01C/BHYTTN) tương ứng với danh sách tham gia BHYT tự nguyện (mẫu C56-BH) hay không.
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhận tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 05 ngày làm việc.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra danh sách tham gia và hồ sơ liên quan kèm theo.
- Trường hợp giảm mức đóng, nếu trong hộ gia đình có những thành viên đã tham gia BHYT bắt buộc khác thì kiểm tra xem có đủ điều kiện giảm mức đóng không.
- Duyệt cấp thẻ BHYT.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KHTC.
+ Phòng (Bộ phận) KHTC. Thời hạn 01 ngày.
- Phòng (Bộ phận) KHTC tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu.
- Tiến hành đối chiếu số tiền, ngày nộp và ký xác nhận trên danh sách tham gia BHYT tự nguyện (mẫu C56-BH).
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) KHTC.
- Trình Giám đốc BHXH quận, huyện ký duyệt in, phát hành thẻ.
- Lưu 01 bản danh sách tham gia BHYT tự nguyện (mẫu C56-BH), hồ sơ đăng ký, giảm mức đóng...
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ gồm: 02 danh sách tham gia BHYT tự nguyện.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 3,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ dữ liệu, số lượng và giá trị thẻ BHYT Phòng (Bộ phận) Thu chuyển sang, tiến hành in thẻ BHYT. Nếu số liệu có lệch thì lập phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) phối hợp với Phòng (Bộ phận) Thu để xác định số lệch.
- Xử lý hồ sơ:
+ In Thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 bản danh sách tham gia BHYT tự nguyện (mẫu C56-BH).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 202 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ trả cho khách hàng, gồm:
+ Thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ 01 Bản danh sách tham gia BHYT tự nguyện (mẫu C56-BH).
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.

11.2.2. Gia hạn thẻ BHYT tự nguyện.
Quy trình giải quyết thực hiện tương tự như mục 2.1. Số ngày thực hiện giữa các Phòng (Bộ phận) trình tự như sau:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu và KH-TC. Thời hạn 02 ngày làm việc.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 01 ngày.
+ Phòng (Bộ phận) KH-TC. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 0,5 ngày.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.

12. Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền BHXH, BHYT tự nguyện (Phiếu giao nhận hồ sơ 203, 02 bản).
12.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền cho người tham gia BHXH, BHYT tự nguyện.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2, 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 12 ngày (Bộ phận Tổng hợp Thu BHXH Thành phố: 04 ngày)
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
12.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 203 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2, 3: Phòng (Bộ phận) Thu: Thời hạn 12 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 203 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
+ Phòng (Bộ phận) Thu BHXH quận, huyện. Thời hạn 04 ngày.
- Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu tiền đề nghị hoàn trả có đúng không.
- Vào phần mềm SMS nhập điều chỉnh giảm BHYT, BHXH tương ứng.
- Lập Phiếu yêu cầu giải quyết công việc kèm theo hồ sơ của đơn vị trình Trưởng phòng Thu hoặc Giám đốc BHXH ký duyệt.
- Chuyển Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ để thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
- Chuyển Phòng (Bộ phận) KHTC kiểm tra ký xác nhận.
- Sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận Tổng hợp thu thuộc phòng Thu BHXH Thành phố.
+ Bộ phận Tổng hợp thu thuộc Phòng Thu BHXH Thành phố. Thời gian 04 ngày.
- Kiểm tra hồ sơ.
- Lập 04 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS), trình lãnh đạo phòng Thu và Giám đốc BHXH/TP ký duyệt.
- Mở sổ theo dõi và lại lưu lại 01 bộ (bản sao).
- Chuyển lại hồ sơ và 03 bản Quyết định (mẫu C16-TS) cho Phòng (Bộ phận) Thu BHXH quận, huyện
+ Bộ phận thu BHXH quận, huyện. Thời hạn 04 ngày.
- Nhận lại hồ sơ từ Bộ phận Tổng hợp thu BHXH/TP đã được lãnh đạo ký duyệt.
- Lưu lại 01 bản Quyết định (mẫu C16-TS), 01 bộ hồ sơ (bản sao),
- Cập nhận tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 203 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 203 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu trả cho khách hàng.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Hướng dẫn khách hành liên hệ Bộ phận KHTC hoặc Bộ phận chi tiền để nhận tiền theo quy định.
Lưu ý: Khi chi tiền cho khách hàng thì Bộ phận KHTC hoặc Bộ phận Chi tiền giữ lại 01 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS) và toàn bộ hồ sơ của khách hàng để lưu cùng chứng từ theo quy định
13. Quy trình xác nhận sổ BHXH (sổ mẫu cũ): bao gồm chốt sổ nghỉ việc bảo lưu, chuyển công tác… (Phiếu giao nhận hồ sơ 301, 02 bản).
13.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc, bảo lưu thời gian tham gia BHXH, chuyển công tác…
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 301 (02 phiếu giao nhận hồ sơ).
- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc (quận, huyện là 08 ngày).
13.1.1. Trường hợp hồ sơ bình thường (không phải điều chỉnh, bổ sung các dữ liệu trong hồ sơ thu):
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
13.1.2. Trường hợp có điều chỉnh, bổ sung liên quan đến quá trình tham gia BHXH, BHTN:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
13.2. Quy trình chi tiết:
13.2.1. Trường hợp hồ sơ bình thường (không phải điều chỉnh, bổ sung các dữ liệu trong hồ sơ thu):
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 301
- Nhận sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc mẫu 01-XN/THS và hồ sơ kèm theo.
- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận sổ BHXH khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Sổ có quá trình từ trước tháng 12/2009, cán bộ sổ đối chiếu dữ liệu đối tượng, quá trình tham gia BHXH trên SMS với quá trình ghi trên sổ BHXH. Từ ngày 01/01/2010, căn cứ vào thông tin dữ liệu thu trên SMS để kiểm tra: dữ liệu đã giảm hẳn “GH”, có đầy đủ chức danh, thời gian ốm đau, xác nhận thời gian thai sản (nếu có)… Nếu dữ liệu khớp đúng thực hiện xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS. Cập nhật xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS.
+ Xác nhận chốt tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN trên sổ BHXH (trước tháng 12/2009) trình lãnh đạo ký, đóng dấu, kèm theo dấu “Khóa sổ chuyển sang in tờ rời”; in tờ rời (từ tháng 01/2010), in “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN”, thu hồi tờ 07/SBH cũ (nếu có).
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.
+ Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp danh sách xác nhận sổ trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi và chuyển Phòng Công nghệ thông tin tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH và hồ sơ cho khách hàng.
13.2.2. Trường hợp có điều chỉnh, bổ sung liên quan đến quá trình tham gia BHXH, BHTN hoặc điều chỉnh bổ sung thông tin cá nhân của người tham gia BHXH:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 301.
- Nhận sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc mẫu 01-XN/THS (nếu có) hoặc tờ rời, mẫu 07/SBH và hồ sơ kèm theo;
- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận sổ BHXH khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển sổ BHXH và hồ sơ kèm theo cho bộ phận sổ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ vào CMND đối chiếu thông tin cá nhân người tham gia trên dữ liệu SMS nếu còn thiếu hoặc có sai lệch lập 02 bản Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) kèm bản photo CMND chuyển cán bộ thu để bổ sung, điều chỉnh.
- Đối chiếu dữ liệu đối tượng, quá trình tham gia BHXH trên SMS với quá trình ghi trên sổ BHXH (từ tháng 12/2009 trở về truớc). Từ ngày 01/01/2010, căn cứ vào thông tin dữ liệu trên SMS, cán bộ sổ kiểm tra dữ liệu thu trên SMS: dữ liệu đã giảm hẳn “GH”, có đầy đủ chức danh, thời gian ốm đau, thời gian thai sản (nếu có)… Nếu dữ liệu có sai lệch thông tin (kể cả trường hợp diễn biến lương chưa đúng quy định) thì cán bộ sổ lập Phiếu điều chỉnh (02 bản theo mẫu C02-TS) và toàn bộ hồ sơ chuyển Phòng (Bộ phận) Thu để điều chỉnh dữ liệu trước khi xác nhận.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận “Phiếu đề nghị điều chỉnh” và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ.
- Căn cứ Phiếu điều chỉnh và hồ sơ của cán bộ sổ chuyển, tiến hành kiểm tra điều chỉnh, hoặc nhập bổ sung dữ liệu thu, thông tin về cá nhân người tham gia BHXH vào chương trình SMS.
- Căn cứ Phiếu điều chỉnh và hồ sơ của cán bộ sổ chuyển, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh hoặc nhập bổ sung dữ liệu thu trên SMS.
- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào chương trình SMS.
- Chuyển lại 01 Phiếu điều chỉnh và hồ sơ cho cán bộ sổ.
- Lưu bản photo CMND (trường hợp có nhập bổ sung, điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH).
Lưu ý: Trường hợp sai không điều chỉnh được cán bộ thu có phiếu báo ghi rõ lý do sai không giải quyết để cán bộ sổ có cơ sở không xác nhận sổ BHXH cho đơn vị.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Nhận lại 01 Phiếu điều chỉnh và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu.
- Đối chiếu hồ sơ và dữ liệu đã được điều chỉnh (hoặc nhập bổ sung) thực hiện xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS.
+ Xác nhận chốt tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN trên sổ BHXH (trước tháng 12/2009) trình lãnh đạo ký, đóng dấu, kèm theo dấu “Khóa sổ chuyển sang in tờ rời”; in tờ rời (từ tháng 01/2010), in mẫu 07/SBH, thu hồi mẫu 07/SBH cũ (nếu có).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển trả hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Trường hợp có điều chỉnh bổ sung thông tin về cá nhân người tham gia BHXH thì thực hiện quy trình nghiệp vụ của Phiếu giao nhận hồ sơ 302.
Lưu ý:
Trường hợp sổ BHXH sai không xác nhận được thì cán bộ duyệt sổ phải ghi rõ lý do sai; Phiếu đề nghị này được làm cơ sở để giải quyết cho lần sau.
Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp danh sách xác nhận sổ trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH và hồ sơ cho khách hàng.
14. Quy trình xác nhận sổ BHXH (sổ mẫu mới): bao gồm chốt sổ nghỉ việc bảo lưu, chuyển công tác… (Phiếu giao nhận hồ sơ 321, 02 bản).
14.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc, bảo lưu thời gian tham gia BHXH, chuyển công tác…
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 321 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 08 ngày làm việc.
14.1.1. Trường hợp hồ sơ bình thường (không phải điều chỉnh, bổ sung các dữ liệu trong hồ sơ thu):
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
14.1.2. Trường hợp có điều chỉnh, nhập quá trình đóng nơi khác liên quan đến quá trình tham gia BHXH, BHTN hoặc điều chỉnh bổ sung thông tin cá nhân của người tham gia BHXH:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
14.2. Quy trình chi tiết:
14.2.1. Trường hợp hồ sơ bình thường (không phải điều chỉnh, bổ sung các dữ liệu trong hồ sơ thu):
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 321.
- Nhận tờ bìa sổ BHXH hoặc mẫu 01-XN/THS (nếu có), “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07-SBH (nếu có), các tờ rời sổ (nếu đã được xác nhận sổ ở đơn vị trước và tờ rời hàng năm), Danh sách xác nhận sổ BHXH (theo mẫu) và hồ sơ kèm theo.
- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận hồ sơ khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo cho bộ phận sổ.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc (quận, huyện là 07 ngày)
- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Cán bộ sổ kiểm tra dữ liệu thu trên SMS: dữ liệu đã giảm hẳn “GH”, có đầy đủ chức danh, thời gian ốm đau, xác nhận thời gian thai sản (nếu có)… Nếu dữ liệu khớp đúng thực hiện xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS.
- Tiến hành cập nhật dữ liệu “cấp tờ rời sổ chốt sổ” và in tờ rời sổ BHXH, in “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN”.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu.
- Thu hồi “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07-SBH cũ (nếu có); cán bộ sổ ký và lưu bản “Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN”.
- In 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “Đại diện bàn giao”.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển trả hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ.
Lưu ý:
1. Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp danh sách xác nhận sổ trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
2. Thời gian nghỉ thai sản được tính là thời gian tham gia BHXH khi đã được xác nhận hưởng chế độ thai sản.
3. Trường hợp người lao động đã hưởng trợ cấp 01 lần, bị thu hồi sổ nay tiếp tục tham gia BHXH thì sử dụng lại số sổ cũ:
- Căn cứ vào mẫu 01-XN/THS cán bộ sổ cấp lại tờ bìa sổ và chốt sổ quá trình tham gia tiếp theo trên SMS trong các trường hợp sau:
+ Nếu cùng một cơ quan BHXH (ví dụ đơn vị đóng trên cùng BHXH Thành Phố hoặc cùng BHXH Quận 1…) thì tiến hành cắt thời gian đã hưởng 01 lần và hưởng BHTN trên dữ liệu SMS.
+ Nếu không cùng cơ quan BHXH (ví dụ đơn vị đóng BHXH tại Thành phố sau đó đóng BHXH tại Quận 1), không nhập quá trình đã hưởng BHXH 01 lần và hưởng BHTN vào chương trình SMS.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ Phòng Cấp sổ, thẻ và cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH, và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH).
14.2.2. Trường hợp có điều chỉnh, nhập quá trình đóng nơi khác liên quan đến quá trình tham gia BHXH, BHTN hoặc điều chỉnh bổ sung thông tin cá nhân của người tham gia BHXH:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 321.
- Nhận “Danh sách đề nghị xác nhận sổ BHXH”, tờ bìa sổ BHXH hoặc mẫu 01-XN/THS (nếu có), “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07-SBH (nếu có), các tờ rời sổ (nếu đã được xác nhận sổ ở đơn vị trước và tờ rời hàng năm) và hồ sơ kèm theo.
- Cán bộ TNHS chỉ tiếp nhận hồ sơ khi đơn vị đã thực hiện báo giảm và đã nộp đủ tiền đến thời gian chốt sổ.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo cho Bộ phận sổ, thẻ.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH và hồ sơ kèm theo từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ vào CMND đối chiếu thông tin cá nhân người tham gia BHXH trên dữ liệu. Nếu có thiếu hoặc sai lệch, lập 02 bản Phiếu đình chỉnh (mẫu C02-TS) kèm bản photo CMND chuyển cán bộ thu để nhập bổ sung hoặc điều chỉnh.
- Cán bộ sổ kiểm tra dữ liệu thu trên SMS: dữ liệu đã giảm hẳn “GH”, có đầy đủ chức danh, thời gian ốm đau, thời gian thai sản (nếu có)… Nếu dữ liệu có sai lệch thông tin (kể cả trường hợp diễn biến lương chưa đúng quy định) thì cán bộ sổ lập 02 bản Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cán bộ thu để điều chỉnh dữ liệu trước khi xác nhận.
- Nếu sổ có quá trình đóng nơi khác, cán bộ sổ chuyển Phiếu đề nghị cùng toàn bộ hồ sơ cho cán bộ thu nhập dữ liệu trước khi xác nhận.
- Khi kho dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn thiện thì sử dụng dữ liệu dùng chung của trung tâm thông tin BHXH Việt Nam để cập nhật quá trình đóng nơi khác vào chương trình quản lý thu trên SMS và do cán bộ thu thực hiện.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu đề nghị điều chỉnh và hồ sơ từ cán bộ sổ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ.
- Căn cứ Phiếu điều chỉnh và hồ sơ cán bộ sổ chuyển, tiến hành kiểm tra điều chỉnh hoặc nhập bổ sung dữ liệu thu, thông tin về cá nhân người tham gia vào chương trình SMS.
- Căn cứ Phiếu điều chỉnh và hồ sơ của cán bộ sổ chuyển, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh hoặc nhập bổ sung dữ liệu thu trên SMS.
- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào chương trình SMS.
- Chuyển lại 01 Phiếu điều chỉnh và hồ sơ cho cán bộ sổ.
Lưu ý:
- Trường hợp sai không điều chỉnh được cán bộ thu có phiếu báo lại ghi rõ lý do sai không giải quyết để cán bộ sổ có cơ sở không xác nhận sổ BHXH cho đơn vị.
- Nếu sổ BHXH đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ nơi khác chuyển đến cán bộ dữ liệu không nhập thời gian đã hưởng vào dữ liệu SMS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc (quận, huyện là 02 ngày)
- Nhận lại 01 “Phiếu điều chỉnh” và hồ sơ từ cán bộ thu.
- Đối chiếu hồ sơ và dữ liệu đã được điều chỉnh (hoặc nhập bổ sung) thực hiện xác nhận sổ và lưu vào phần mềm SMS.
- Tiến hành cập nhật dữ liệu “cấp tờ rời sổ chốt sổ” và in tờ rời sổ BHXH, in mẫu 07/SBH.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu.
- Thu hồi “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07-SBH cũ (nếu có); cán bộ sổ ký và lưu bản “Danh sách xác nhận sổ BHXH”.
- In 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “Đại diện bàn giao”.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển trả hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Trường hợp có điều chỉnh, bổ sung thông tin về cá nhân người tham gia thì thực hiện như quy trình nghiệp vụ của Phiếu giao nhận hồ sơ 302.
Lưu ý:
Trường hợp sổ BHXH sai không xác nhận được thì cán bộ sổ phải ghi rõ lý do sai; phiếu đề nghị này được làm cơ sở để giải quyết cho lần sau.
Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận huyện tập hợp danh sách xác nhận sổ trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 5 : Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH).

15. Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 302, 02 bản).
15.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH do đơn vị cung cấp thông tin sai so với hồ sơ gốc hoặc do dữ liệu cơ quan BHXH sai so với hồ sơ gốc (số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ, giới tính, dân tộc…) và điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHTN, BHYT (điều chỉnh về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh) khi có sai sót trong hồ sơ tham gia BHXH, BHTN, BHYT của người lao động hoặc người lao động thay đổi về nhân thân như: họ, tên, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 302 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc (quận, huyện là 12 ngày).
- Diễn giải quy trình:
+ Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành Phố.
+ Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận, huyện.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày (quận, huyện 04 ngày).
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
15.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 302.
- Tiếp nhận hồ sơ: Công văn giải trình của đơn vị hoặc đơn của người lao động, giấy CMND có sao y, sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ BHXH (nếu sai), “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH (nếu sai); thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu sai), mẫu D07-TS.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo.
- Cán bộ TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng Thu.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý:
Sổ BHXH có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện điều chỉnh.
Trường hợp do lỗi của cơ quan BHXH như nhập dữ liệu nhân thân sai so với mẫu A01a-TS thì cán bộ TNHS nhận lại từ đơn vị hoặc người lao động gồm: Tờ bìa hoặc tờ rời sổ BHXH hoặc thẻ BHYT sai chuyển cán bộ thu để điều chỉnh nhân thân và chuyển cán bộ sổ thẻ in cấp lại để trả ngay hồ sơ.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS, xác định mức sai sót trên sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT.
- Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS.
- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên SMS.
- Trình ký 03 bản D07-TS, trình công văn giải trình cho lãnh đạo duyệt.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH; thẻ BHYT và 02 bản D07-TS cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc (quận, huyện là 04 ngày).
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Thu hồi sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH nếu có điều chỉnh về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, hộ khẩu thường trú), “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH, thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.
- Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh trên SMS.
- Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa sổ BHXH (sổ BHXH mẫu mới).
- Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ rời sổ (nếu có).
- Cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT (nếu có) và giá trị thẻ cấp theo giá trị của thẻ BHYT cũ.
- In tờ bìa sổ cấp lại và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, ký vào “Đại diện bàn giao”, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 Phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.
- In tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); thẻ BHYT hoặc in “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (nếu có).
- Đối với BHXH quận, huyện: không phân cấp việc cấp lại sổ do điều chỉnh nhân thân cho BHXH quận, huyện do đó BHXH quận, huyện khi in tờ bìa, tờ rời sổ phải chuyển lên BHXH Thành phố để đóng dấu xác nhận.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Thực hiện việc đóng dấu tờ bìa, tờ rời cấp lại cho BHXH Thành phố và BHXH quận, huyện.
- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp Danh sách cấp lại sổ do điều chỉnh nhân thân phát sinh trong tháng, ký xác nhận kèm file dữ liệu chuyển lên Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để chuyển Tổ thẩm định và Phòng Công nghệ thông tin tích hợp vào kho dữ liệu dùng chung. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH có sổ BHXH điều chỉnh (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT và 01 bản D07-TS cho cán bộ TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ Bộ phận sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, 01 bản D07-TS; thẻ BHYT và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho khách hàng. 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH).



16. Quy trình điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ của người khác tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 303, 02 bản).
16.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: tạo điều kiện cho người lao động cải chính lại hồ sơ cho đúng người, đúng đối tượng tham gia BHXH.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 303 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc (quận, huyện là 12 ngày)
- Diễn giải quy trình:
+ Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành Phố.
+ Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận, huyện.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày (quận, huyện 04 ngày).
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
16.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ số 303.
- Tiếp nhận hồ sơ: Công văn đơn vị (mẫu D01b-TS), Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, Tờ khai tham gia cũ, Tờ khai tham gia BHXH mới, sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc (tờ bìa, tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ BHYT, 03 bản D07-TS), đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS.
- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày làm việc (quận, huyện là 07 ngày)
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Đối chiếu, kiểm tra hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS và sổ BHXH xác định hồ sơ để điều chỉnh dữ liệu.
- Trình lãnh đạo ký Công văn và 03 bản D07-TS.
- Ký xác nhận vào Tờ khai tham gia mới.
- Điều chỉnh dữ liệu nhân thân và nhập bổ sung dữ liệu đóng từ nơi khác (nếu có) vào phần mềm thu (SMS).
- Chuyển Tờ khai tham gia cũ, 02 Tờ khai tham gia BHXH mới, sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc (tờ bìa và tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ BHYT và 02 bản D07-TS cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ nhiều, có sai sót cán bộ thu trình lãnh đạo và thông báo cho đơn vị qua hệ thống IMS tăng ngày trả hồ sơ (bao gồm cả nghiệp vụ thu và nghiệp vụ cấp sổ BHXH).
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc (quận, huyện là 04 ngày).
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Thu hồi Tờ khai tham gia BHXH cũ, thu hồi cắt góc sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc (tờ bìa, tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ BHYT lưu cùng hồ sở điều chỉnh.
- Lập Phiếu đổi sổ để cấp lại tờ bìa sổ BHXH;
- Cập nhật dữ liệu đã được điều chỉnh theo Tờ khai tham gia BHXH mới để cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ, thẻ BHYT trên SMS;
- Ký xác nhận vào 02 tờ khai tham gia BHXH mới;
- Cấp lại tờ bìa sổ BHXH, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- In tờ rời sổ BHXH, “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN”, thẻ BHYT;
- 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, ký vào “Đại diện bàn giao”;
- Đối với BHXH quận, huyện: Chuyển tờ bìa, tờ rời sổ BHXH lên BHXH Thành phố (Phòng Hành chính - Tổng hợp) để đóng dấu.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn giải quyết 0,5 ngày làm việc. Nhận tờ bìa sổ; tờ rời sổ (bao gồm cả Thành phố và quận, huyện) thực hiện đóng dấu và chuyển trả cho Bộ phận sổ.
- Chuyển sổ mới (tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ BHYT, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH (nếu có), 01 Tờ khai tham gia mới, 01 bản D07-TS cho bộ phận TNHS, cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp danh sách điều chỉnh nhân thân do mượn tên người khác tham gia BHXH phát sinh trong tháng, ký xác nhận kèm file dữ liệu chuyển lên Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để chuyển Tổ thẩm định phê duyệt theo quy định. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ của người khác tham gia BHXH (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS.
- Chuyển trả toàn bộ hồ sơ và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH).

17. Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (Phiếu giao nhận hồ sơ 304, 02 bản).
17.1. Quy trình tóm tắt
- Mục đích: người lao động có nhiều sổ BHXH, dồn lại thành một sổ.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 304 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành Phố.
+ Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận, huyện.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 10 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
17.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 304
- Tiếp nhận Công văn (đơn) của người lao động, sổ BHXH gốc và các sổ BHXH khác, 03 bản D07-TS và hồ sơ khác kèm theo (nếu có), đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS. (Trường hợp chưa được giao sổ thì ghi rõ trong công văn (đơn));
- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Thu;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý:
- Sổ BHXH có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện gộp sổ.
- Trường hợp vừa chuyển sổ về sổ gốc, vừa điều chỉnh nhân thân thì bổ sung hồ sơ Phiếu giao nhận hồ sơ 302 và giải quyết hồ sơ theo nghiệp vụ Phiếu giao nhận hồ sơ 304.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 10 ngày.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Đối chiếu hồ sơ, điều chỉnh hoặc nhập toàn bộ dữ liệu thu, nhân thân, trên chương trình SMS của các sổ hủy và sổ gốc (sổ gốc là sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất);
- Chuyển quá trình tham gia BHXH, BHTN từ các số sổ khác về số sổ gốc; chuyển mã thẻ BHYT đang sử dụng về số sổ có thời gian tham gia sớm nhất (nếu có), thu hồi thẻ của số sổ hủy (nếu thẻ còn giá trị) trên chương trình SMS;
- Trường hợp chuyển quá trình từ số sổ BHXH khác về sổ BHXH gốc của cùng một đơn vị thì cán bộ thu lập 03 bản (mẫu D02-TS) để điều chỉnh quá trình;
- Trình lãnh đạo ký Công văn (đơn) của người lao động và 03 bản D07-TS, 03 bản D02-TS (nếu có);
- Bộ phận thu lưu 01 bản D07-TS, 01 Công văn (đơn) của người lao động, chuyển toàn bộ hồ sơ còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ, cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ có từ 10 quyển trở lên và có sai sót, cán bộ thu trình lãnh đạo và thông báo cho đơn vị qua hệ thống IMS để tăng ngày trả hồ sơ theo số lượng sổ giải quyết (bao gồm cả nghiệp vụ thu và nghiệp vụ cấp sổ BHXH).
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Lập biên bản hủy các sổ khác và sổ gốc;
- Thu hồi, hủy và cắt góc toàn bộ các sổ, mẫu 07/SBH, lưu hồ sơ;
- Thu hồi thẻ BHYT (nếu có);
- Cấp lại tờ bìa mới theo số sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất và cấp lại tờ rời của quá trình đóng BHXH, BHTN đã xác nhận bảo lưu;
- Đóng dấu trang 3 tờ bìa sổ ghi rõ các chế độ đã hưởng (nếu có), cấp lại thẻ BHYT theo số sổ có thời gian tham gia sớm nhất (nếu có). In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn giải quyết 0,5 ngày làm việc. Nhận tờ bìa sổ; tờ rời sổ (bao gồm cả Thành phố và quận, huyện) thực hiện đóng dấu và chuyển trả cho bộ phận sổ.
- Chuyển sổ mới (tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ BHYT (nếu có), 01 Biên bản hủy sổ; 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH (nếu có), 01 bản D07-TS cho bộ phận TNHS, cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp danh sách gộp sổ BHXH (bao gồm cả sổ hủy và sổ gộp) phát sinh trong tháng, ký xác nhận kèm file dữ liệu chuyển về Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để chuyển Tổ thẩm định phê duyệt theo quy định. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện;
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc chuyển quá trình tham gia BHXH của người có nhiều sổ BHXH về sổ gốc (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Bước 4: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả hồ sơ đã nhận từ Bộ phận cấp sổ, thẻ và Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng.

18. Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất (Phiếu giao nhận hồ sơ số 305, 02 bản).
18.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để cấp lại sổ BHXH cho người lao động khi mất (bao gồm do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất).
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 45 ngày làm việc.
18.1.1. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng Cấp sổ, thẻ; Phòng Thu; Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 44 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
18.1.2. Đối với các đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 3: BHXH Thành phố. Thời hạn 34 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận thu. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 2,5 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
18.2. Quy trình chi tiết
18.2.1. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305.
- Tiến hành nhận hồ sơ: Công văn đề nghị cấp lại sổ (mẫu D01b-TS), Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu D01-TS (do người lao động làm mất) hoặc Biên bản xác định nguyên nhân (do đơn vị làm mất), Bản tự kê khai quá trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 06b/SBH), Tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý:
Sổ BHXH mất đã được chốt quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện cấp lại.
Trường hợp đơn vị hoặc người lao động tìm thấy sổ và trả lại cơ quan BHXH thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 2: Phòng Cấp Sổ, thẻ; Phòng Thu; Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 44 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ;
- Lập xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản), hưởng trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu). Trình lãnh đạo ký chuyển phiếu xác minh hưởng trợ cấp 01 lần, trợ cấp thất nghiệp (theo mẫu) cho Phòng Chế độ BHXH;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở nhiều nơi thuộc địa bàn thành phố, lập Công văn nhờ xác minh gửi BHXH các nơi có liên quan cung cấp mẫu 07/SBH. Thời hạn 05 ngày;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở BHXH Tỉnh, Thành phố khác lập Công văn nhờ xác minh. Thời hạn 30 ngày.
+ Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn là 07 ngày.
- Nhận Phiếu xác minh hưởng trợ cấp 01 lần, trợ cấp thất nghiệp (theo mẫu) từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên sổ giao nhận hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả trợ cấp BHXH 01 lần, trợ cấp thất nghiệp và chuyển trả Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng Thu. Thời hạn 03 ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, thẻ;
- Đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH, căn cứ vào mẫu 07/SBH hoặc công văn do BHXH nơi khác chuyển về, nhập dữ liệu vào phần mềm SMS đối với trường hợp sổ có quá trình đóng ở nơi khác. Nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ
- Căn cứ xác nhận chưa chi trả trợ cấp BHXH, BHTN của Phòng Chế độ BHXH, kiểm tra đối chiếu toàn bộ hồ sơ cấp lại với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý;
- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ đề nghị cấp lại sổ với cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam, trường hợp phát hiện người tham gia đã hưởng BHXH 01 lần thì liên hệ với BHXH Tỉnh hoặc Huyện nơi giải quyết chế độ BHXH để xác minh lại. Nếu đã hưởng BHXH 01 lần thì không tính thời gian đã hưởng và thông báo cho đơn vị hoặc người tham gia biết.
- Nếu đủ điều kiện:
+ Lập Biên bản thẩm định trình hồ sơ cho Ban giám đốc ký duyệt;
+ Căn cứ vào dữ liệu thu trên SMS để xác nhận cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;
+ In tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH; in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ, mẫu 07/SBH và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc cấp mất sổ BHXH (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Lưu ý: Đối với trường hợp thu hồi sổ do mất nay tìm lại được cán bộ sổ vào chương trình SMS Š Quản lý sổ Š Đổi hủy sổ Š Chọn số liệu Š Loại “NV” chọn “Thu hồi sổ thất lạc” nhập thông tin thu hồi chọn “Ghi” in biên bản, cắt góc sổ lưu cùng hồ sơ thu hồi sổ.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả hồ sơ: tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 07/SBH, 01 Biên bản giao nhận sổ cho khách hàng.
18.2.2. Đối với các đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305.
- Tiến hành nhận hồ sơ: Công văn đề nghị cấp lại sổ (mẫu D01b-TS), Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu D01-TS (do người lao động làm mất) hoặc Biên bản xác định nguyên nhân (do đơn vị làm mất), Bản tự kê khai quá trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 06b/SBH), Tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vo phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ sổ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý: Sổ BHXH mất đã có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện cấp lại.
Bước 2: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra tính pháp lý của các văn bản;
- Lập xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản), hưởng trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu);
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở các BHXH khác trong địa bàn Thành phố, lập Công văn đề nghị xác minh gửi BHXH các nơi có liên quan cung cấp “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (mẫu 07/SBH). Thời hạn 05 ngày;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng BHXH, BHTN ở các Tỉnh, Thành phố khác, lập Công văn đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (theo mẫu) chuyển BHXH Thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ) để gửi các BHXH Tỉnh, Thành phố liên quan. Thời hạn 30 ngày;
- Lập Biên bản thẩm định (theo mẫu) và gửi kèm hồ sơ gồm: Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu D01-TS) hoặc Biên bản của đơn vị về việc mất sổ (đối với đơn vị làm mất), Công văn đề nghị cấp lại sổ (D01b-TS), Danh sách đề nghị cấp lại sổ (theo mẫu), tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản theo mẫu), xác minh hưởng trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu), công văn gửi BHXH các nơi có liên quan theo mẫu (nếu có) về BHXH thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ). Quy trình giải quyết tại BHXH thành phố. Thời hạn 34 ngày làm việc.

Bước 3: BHXH Thành phố. Thời hạn 34 ngày làm việc.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 27 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ BHXH quận, huyện (cán bộ sổ), xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ;
- Trình lãnh đạo ký Phiếu xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (theo mẫu) hoặc Công văn (theo mẫu) gởi BHXH các nơi có liên quan;
- Chuyển Phiếu xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (theo mẫu) cho Phòng Chế độ BHXH;
- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ đề nghị cấp lại sổ với cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam, trường hợp phát hiện người tham gia đã hưởng 01 lần thì liên hệ với BHXH Tỉnh hoặc Huyện nơi giải quyết chế độ BHXH để xác minh lại. Nếu đã hưởng BHXH 01 lần thì không tính thời gian đã hưởng và thông báo cho đơn vị hoặc người tham gia biết;
- Gửi Công văn (theo mẫu) cho BHXH các tỉnh, thành phố có liên quan đến quá trình tham gia BHXH. Thời hạn 30 ngày;
- Căn cứ kết quả giải quyết của Phòng Chế độ BHXH và BHXH các tỉnh, thành phố khác, Phòng Cấp sổ, thẻ lập Biên bản thẩm định trình hồ sơ cho Ban giám đốc ký duyệt;
- Chuyển trả toàn bộ hồ sơ cho BHXH quận, huyện (cán bộ sổ) và ký giao nhận hồ sơ.
+ Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày.
- Nhận Phiếu xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (theo mẫu) từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả trợ cấp BHXH 01 lần và chuyển trả Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 4: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ BHXH Thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ);
- Căn cứ hồ sơ được BHXH Thành phố phê duyệt, thực hiện cấp lại sổ BHXH theo đúng quy định.
- Đối với sổ BHXH có quá trình tham gia ở nhiều nơi căn cứ vào Công văn xác nhận của BHXH liên quan chuyển cho cán bộ thu nhập vào dữ liệu của phần mềm SMS.
Bước 5: Bộ phận thu. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH, căn cứ vào mẫu 07/SBH hoặc Công văn do BHXH nơi khác chuyển về, nhập dữ liệu vào phần mềm SMS đối với trường hợp sổ có quá trình đóng ở nơi khác. Nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS.
Bước 6: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.
- Căn cứ vào dữ liệu thu trên SMS để cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;
- In tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH. In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- Chuyển tờ bìa, tờ rời in lại lên Phòng Hành chính - Tổng hợp BHXH Thành phố để đóng dấu xác nhận;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ, và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho cán bộ TNHS;
- Lưu toàn bộ hồ sơ, hàng tháng tổng hợp danh sách cấp mất sổ phát sinh trong tháng ký xác nhận kèm file dữ liệu cấp mất gửi lên BHXH Thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ) theo quy định.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc cấp mất sổ và điều chỉnh nhân thân (khi kho dữ liệu dùng chung của BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Lưu ý: Đối với trường hợp thu hồi sổ do mất nay tìm lại được, cán bộ sổ vào chương trình SMS Š Quản lý sổ Š Đổi hủy sổ Š Chọn “Số liệu” Š Loại “NV” chọn “Thu hồi sổ thất lạc” nhập thông tin thu hồi chọn “Ghi” in Biên bản, cắt góc sổ lưu cùng hồ sơ thu hồi sổ.
Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, cập nhật vào chương trình TNHS.
- Chuyển trả hồ sơ: tờ bìa sổ, tờ rời sổ, “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN”, 01 Biên bản giao nhận sổ cho khách hàng.

19. Quy trình cấp lại sổ BHXH do hư hỏng (Phiếu giao nhận hồ sơ 306, 02 bản).
19.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: cấp lại sổ BHXH cho người lao động khi bị hư hỏng do quản lý sổ không tốt.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 306 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc (quận huyện là 12 ngày)
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ; Phòng (Bộ phận) Thu; Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 09 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
19.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 306.
- Tiếp nhận hồ sơ: Công văn đề nghị, sổ BHXH, Biên bản xác định nguyên nhân hoặc Đơn đề nghị, bản tự kê khai quá trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 06b/SBH), sổ BHXH hư hỏng, Tờ khai tham gia (nếu có) cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS;
- Trường hợp sổ hư hỏng do lỗi cơ quan BHXH như in mờ, in nhòe mực… thì cán bộ TNHS nhận lại từ đơn vị hoặc người lao động gồm: Tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, 07/SBH bị hư hỏng và giải quyết trả ngay;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ; Phòng (Bộ phận) Thu; Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 09 ngày làm việc.
+ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Đối chiếu toàn bộ hồ sơ với sổ BHXH hư hỏng, lập phiếu đổi sổ và thu hồi sổ;
- Trường hợp sổ hư hỏng có quá trình đóng ở nơi khác, chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận thu nhập dữ liệu vào phần mềm SMS;
- Trường hợp sổ có hưởng chế độ BHXH thì cán bộ sổ chuyển tờ bìa sổ BHXH cho Phòng Chế độ BHXH xác nhận.
+ Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận sổ, thẻ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ:
- Ký xác nhận vào Tờ khai mới (nếu có);
- Đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu thu SMS với sổ BHXH, nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu (so với CMND) vào SMS, nhập toàn bộ quá trình đóng ở nơi khác vào phần mềm SMS (nếu có).
+ Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận sổ, thẻ xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Kiểm tra, đối chiếu xác nhận trên tờ bìa sổ đã hưởng chế độ BHXH và chuyển trả cho cán bộ sổ.
+ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày (quận, huyện là 03 ngày).
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên phần mềm SMS và sổ BHXH bị hư hỏng thu hồi để cập nhật dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH;
- Trường hợp sổ hư hỏng có quá trình đóng ở nơi khác, căn cứ dữ liệu đã được nhập bổ sung trên phần mềm SMS, kiểm tra đối chiếu để cập nhật dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH;
- Đối với sổ BHXH mẫu cũ có kèm tờ rời: xác nhận “QT” từ tháng bắt đầu tham gia đến tháng 12/2009 để in tờ rời 12/09, từ tháng 01/2010 trở đi thì thực hiện cấp lại tờ rời;
- Đối với sổ BHXH mẫu cũ có quá trình tham gia đến sau tháng 12/2009 mà không có tờ rời: xác nhận “QT” từ tháng bắt đầu tham gia đến tháng 12/2009 để in tờ rời đến 12/09;
- Thu hồi sổ BHXH, cắt góc lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH;
- In tờ bìa cấp lại, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán, in cấp lại tờ rời sổ BHXH, “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (trường hợp đã chốt sổ) và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH;
- Ký xác nhận vào tờ khai (nếu có).
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Nhận tờ bìa sổ; tờ rời sổ (bao gồm cả Thành phố và quận, huyện) thực hiện đóng dấu và chuyển trả cho bộ phận cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 01 Tờ khai tham gia (nếu có) v 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho bộ phận TNHS.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả sổ BHXH cấp lại, 01 Biên bản giao nhận sổ cho khách hàng.

20. Quy trình cấp lại Tờ khai cấp sổ BHXH do mất (Phiếu giao nhận hồ sơ 307, 02 bản).
20.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: cấp lại Tờ khai cấp sổ BHXH cho người lao động khi người lao động làm mất tờ khai.
- Khi có nhu cầu cấp lại Tờ khai, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 307 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

20.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 307.
- Tiếp nhận hồ sơ: Đơn đề nghị, sổ BHXH, 02 Tờ khai tham gia BHXH mới;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Thu;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra đối chiếu Tờ khai với dữ liệu trên SMS và sổ BHXH (từ lúc đóng) nếu khớp đăng ký xác nhận vào Tờ khai;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Kiểm tra đối chiếu thông tin trong Tờ khai với cơ sở dữ liệu SMS và cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam (nếu có), nếu khớp đăng ký xác nhận vào Tờ khai, trình lãnh đạo ký, đóng dấu;
- Trường hợp tờ khai có thời gian tham gia BHXH trước tháng 7/1995, cán bộ sổ, thẻ liên hệ người nộp hồ sơ, đề nghị bổ sung hồ sơ toàn bộ quá trình công tác trước tháng 7/1995 để duyệt lại tờ khai mới (theo quy trình bổ sung hồ sơ). Trường hợp đơn vị hoặc người lao động không cung cấp hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu thì không giải quyết;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển 01 tờ khai (hoặc hồ sơ gốc) cho bộ phận TNHS.
Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Cán bộ TNHS nhận tờ khai;
- Tiến hành trả tờ khai (hoặc hồ sơ gốc) cho khách hàng.
21. Quy trình xác nhận đang tham gia BHXH; quy trình xác nhận thời gian tham gia BHYT liên tục; quy trình cấp lại Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN do mất (Phiếu giao nhận hồ sơ số 308, 02 bản).
21.1. Quy trình tóm tắt:
- Thời hạn trả kết quả: giải quyết ngay.
21.1.1. Quy trình xác nhận đang tham gia BHXH: Quy trình này chỉ thực hiện tại Bộ phận TNHS.
21.1.2 Quy trình xác nhận thời gian tham gia BHYT liên tục:


- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xử lý ngay.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Trả ngay.
21.1.3. Quy trình cấp lại “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN” do mất:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xử lý ngay.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Trả ngay.
21.2. Quy trình chi tiết:
21.2.1. Quy trình xác nhận đang tham gia BHXH (Quy trình này chỉ thực hiện tại Bộ phận TNHS). Xử lý ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ gồm 02 bản, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS;
- Cán bộ TNHS tiến hành xác nhận quá trình tham gia BHXH, căn cứ vào dữ liệu đối tượng trên SMS;
- Trình lãnh đạo ký;
- Cập nhật trả hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Trả đơn đề nghị xác nhận cho khách hàng.
Lưu ý: Cán bộ sổ, thẻ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu hồ sơ xác nhận đang tham gia BHXH theo định kỳ.
21.2.2 Quy trình xác nhận thời gian tham gia BHYT liên tục:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 308.
- Tiếp nhận Đơn đề nghị xác nhận (01 bản theo mẫu 02b-XN/THE) và thẻ BHYT còn giá trị;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Trực tiếp chuyển hồ sơ ngay cho cán bộ thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xử lý ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra dữ liệu đóng BHYT để xác nhận thời gian tham gia BHYT 06 tháng hoặc 03 năm liên tục;
- Tiến hành xác nhận trên Đơn đề nghị và trình lnh đạo ký;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển giấy xác nhận tham gia 06 tháng hoặc 03 năm liên tục (01 bản), thẻ BHYT cho cán bộ TNHS.
Lưu ý:
Trường hợp đối tượng tham gia BHYT được cấp thẻ BHYT ở nhiều nơi khác nhau, thì BHXH nơi cấp thẻ BHYT sau cùng giải quyết xác nhận 06 tháng hoặc 03 năm liên tục dựa trên cơ sở cộng dồn thời gian tham gia BHYT liên tục của các BHXH nơi khác xác nhận chuyển về.
Đối với các trường hợp truy thu BHYT (do đơn vị nợ, nộp trễ…) vẫn được tính là thời gian tham gia BHYT liên tục.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Trả ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả thẻ BHYT và Đơn đề nghị xác nhận (01 bản) cho khách hàng.
21.1.3. Quy trình cấp lại “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN” do mất:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Xử lý ngay. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 308.
- Tiếp nhận: Công văn đề nghị của đơn vị (theo mẫu D01b-TS) hoặc Đơn đề nghị cấp lại (mẫu D01-TS); sổ BHXH mẫu cũ kèm tờ rời sổ BHXH hoặc sổ BHXH mẫu mới (tờ bìa sổ BHXH + tờ rời sổ BHXH);
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Trực tiếp chuyển hồ sơ ngay cho cán bộ sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xử lý ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Trình lãnh đạo ký duyệt vào Công văn hoặc Đơn đề nghị;
- Kiểm tra đối chiếu sổ BHXH (tờ rời) với dữ liệu trên chương trình SMS, tiến hành cấp lại “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN”;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển sổ BHXH, “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN” cho bộ phận TNHS.
Lưu ý: Chỉ cấp lại “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN” đối với trường hợp sổ BHXH đã được xác nhận in tờ rời sổ BHXH.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Trả ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH, “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN” cho khách hàng.

22. Quy trình thu hồi sổ BHXH đã chốt của người lao động đóng BHXH đã nghỉ việc sau 12 tháng không đến nhận sổ (Phiếu giao nhận hồ sơ HS số 309, 02 bản).
22.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để thu hồi sổ BHXH đã chốt của người lao động đóng BHXH đã nghỉ việc sau 12 tháng không đến nhận sổ BHXH, đơn vị nộp lại cơ quan BHXH nơi đang tham gia.
- Điều kiện: sổ BHXH đã được chốt xác nhận bảo lưu.
- Thời hạn trả kết quả: giải quyết ngay.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Xử lý ngay.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay.
22.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Xử lý ngay. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 309
- Tiếp nhận hồ sơ gồm: Công văn đề nghị thu hồi sổ của đơn vị (02 bản); Danh sách đề nghị thu hồi sổ BHXH của đơn vị (03 bản); file dữ liệu của danh sách đề nghị thu hồi sổ BHXH; sổ BHXH mẫu cũ (đã được chốt xác nhận bảo lưu) hoặc tờ bìa sổ BHXH, các tờ rời, mẫu 07/SBH (sổ mẫu mới);
- Tờ khai tham gia BHXH, BHTN mẫu 01-TBH, hoặc A01-TS, 01 bản (nếu có);
- Kiểm đếm sổ BHXH so với danh sách nhằm xác định số lượng chính xác;
- Lập “Phiếu giao nhận sổ” trả đơn vị 01 bản;
- Cắt góc toàn bộ sổ BHXH;
- Tách riêng sổ BHXH đã chốt có quá trình tham gia trước ngày 01/01/2010 (sổ chốt không in tờ rời, mẫu 07/SBH), chuyển Phòng (Bộ phận) Thu để nhập, điều chỉnh dữ liệu vào chương trình SMS. Sổ BHXH chốt có in tờ rời, mẫu 07/SBH chuyển Bộ phận lưu trữ;
- Nhập dữ liệu vào phần mềm để làm cơ sở tra cứu, xác nhận khi người lao động lên nhận sổ.
Bước 2 Phòng (Bộ phận) Thu. Xử lý ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS;
- Kiểm tra đối chiếu dữ liệu trên SMS với sổ BHXH, nhập bổ sung hoặc điều chỉnh, hoàn tất dữ liệu vào chương trình SMS;
- Lập Biên bản giao nhận, chuyển hồ sơ, sổ BHXH cho Phòng TNHS (bộ phận lưu trữ).
Bước 3: Bộ phận TNHS. Xử lý ngay.
- Tiếp nhận hồ sơ, sổ BHXH từ Phòng thu lưu trữ theo quy định.
Lưu ý: Đối với sổ còn tồn tại cơ quan BHXH trước khi áp dụng quy trình, Phòng TNHS phối hợp với Phòng Thu để hoàn tất dữ liệu và lưu trữ theo quy định.

23. Quy trình bổ sung hồ sơ cấp sổ BHXH cho lao động tăng kỳ trước (Phiếu giao nhận hồ sơ số 310, 02 bản).
23.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để cấp sổ BHXH cho lao động các kỳ trước do thiếu thông tin chưa được cấp sổ BHXH, nay đã hoàn thiện xong hồ sơ.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 310 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành Phố.
+ Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận, huyện.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
23.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 310.
- Tiếp nhận hồ sơ gồm: 03 bản D07-TS, 01 bản Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH cho lao động kỳ trước (04/SBH), Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS), Danh sách lao động chưa cấp sổ của cơ quan BHXH lập chuyển đơn vị kỳ trước (mẫu D09a-TS, 01 bản);
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ và dữ liệu vi tính cho Phòng Thu;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ và dữ liệu vi tính từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra và nhập điều chỉnh, bổ sung những thông tin nhân thân vào dữ liệu hồ sơ cá nhân của phần mềm SMS;
- Trình ký 03 bản D07-TS, chuyển Phòng Cấp sổ, thẻ hồ sơ, 02 bản D07-TS,02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, 01 bản Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH cho lao động kỳ trước (04/SBH), cập nhật tình trạng hồ sơ trên phần mềm TNHS, danh sách lao động chưa cấp sổ của cơ quan BHXH lập chuyển đơn vị kỳ trước (mẫu D09a-TS, 01 bản).
Bước 3: Phòng (bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc (quận, huyện là 04 ngày)
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin danh sách tham gia BHXH, BHTN, BHYT trên SMS;
- Ký xác nhận vào Tờ khai tham gia BHXH, BHYT trình lãnh đạo ký đóng dấu trên Tờ khai;
- Cập nhật dữ liệu cấp mới tờ bìa trên phần mềm SMS;
- In cấp mới tờ bìa sổ và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- Lưu hồ sơ + 01 tờ khai tham gia BHXH, BHYT;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển tờ bìa sổ BHXH, 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH, 01 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT;
- Giao nhận hồ sơ với cán bộ TNHS trên phần mềm TNHS;
- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp danh cấp sổ BHXH cho lao động kỳ trước phát sinh trong tháng, ký xác nhận kèm file dữ liệu chuyển về Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi và quản lý. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả tờ bìa sổ BHXH, 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH, 01 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận sổ BHXH).

24. Quy trình điều chỉnh quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động (Phiếu giao nhận hồ sơ 311, 02 bản)
24.1. Quy trình điều chỉnh quá trình đã được chốt trên sổ BHXH nhưng người lao động vẫn tiếp tục tham gia BHXH
24.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để điều chỉnh quá trình tham gia BHXH đã được chốt trên sổ BHXH nhưng Người lao động vẫn tiếp tục tham gia BHXH khi có những sai sót thuộc lỗi của đơn vị như: thời gian, mức đóng , chức danh nghề…
- Khi có các phát sinh sai sót về thời gian, mức đóng, chức danh nghề lỗi thuộc về đơn vị, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ số 311 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 09 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
24.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 311.
- Tiếp nhận Công văn đề nghị điều chỉnh (mẫu D01b-TS), Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS), Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS), sổ BHXH kèm các tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH (nếu có), hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh: quyết định, hợp đồng…..
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ và dữ liệu vi tính cho Phòng Thu.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 09 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS) kiểm tra, trình lãnh đạo ký Công văn (03 bản).
- Căn cứ mẫu D02-TS kiểm tra đối chiếu nhập bổ sung, hoặc điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN vào phần mềm SMS, nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào phần mềm SMS, ghi chú vào mẫu D02-TS hoặc chuyển bằng thư điện tử qua đường truyền IMS để báo cho đơn vị sử dụng và người tham gia BHXH được biết cơ quan BHXH đã điều chỉnh dữ liệu và thực hiện in khi in tờ rời hàng năm.
- Chuyển sổ BHXH kèm các tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH (nếu có), 02 bản D02-TS cho bộ phận TNHS.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phầm mềm TNHS.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả tờ bìa sổ, tờ rời sổ BHXH, 02 bản D02-TS cho khách hàng.

24.2. Quy trình điều chỉnh quá trình đã được xác nhận trên sổ nhưng người lao động đã nghỉ việc ngừng đóng BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 311, 02 bản).
24.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để điều chỉnh quá trình tham gia BHXH đã được chốt trên sổ BHXH nhưng người lao động đã nghỉ việc ngừng đóng BHXH khi có sai sót thuộc lỗi của đơn vị như: thời gian, mức đóng, thay đổi chức danh nghề…
- Khi có các phát sinh sai sót về thời gian, mức đóng, chức danh nghề thuộc lỗi của đơn vị, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 311 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc (quận huyện là 12 ngày)
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày (quận, huyện 06 ngày).
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày (quận, huyện 05 ngày).
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
24.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 311.
- Tiếp nhận Công văn đề nghị điều chỉnh và cấp lại tờ rời sổ BHXH mẫu D01b-TS, Đơn đề nghị của người tham gia mẫu D01-TS, Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02- TS), sổ BHXH kèm các tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH (nếu có), hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh: quyết định, hợp đồng…
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ và dữ liệu vi tính cho Phòng (Bộ phận) Thu.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày làm việc (quận, huyện là 06 ngày).
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS) kiểm tra, trình lãnh đạo ký Công văn (03 bản).
- Căn cứ mẫu D02-TS kiểm tra đối chiếu, nhập bổ sung, hoặc điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN vào phần mềm SMS.
- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào phần mềm SMS.
- Chuyển sổ BHXH kèm các tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH (nếu có), 02 bản D02-TS cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phầm mềm SMS.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc (quận, huyện là 05 ngày).
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận thu, xác nhận tình trạng hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ dữ liệu trên SMS đã được cán bộ thu nhập điều chỉnh trên SMS, tiến hành đối chiếu dữ liệu trên SMS với quá trình điều chỉnh ghi trên bản D02-TS: cập nhật dữ liệu, in nội dung điều chỉnh có xác nhận lại tổng thời gian, in “Bản tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN”. In 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “Đại diện bên giao”.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn giải quyết 0,5 ngày làm việc (quận, huyện là 01 ngày). Nhận sổ BHXH thực hiện đóng dấu, đóng dấu giáp lai vào tờ rời điều chỉnh với tờ rời chốt sổ cuối cùng (đối với sổ BHXH mẫu cũ đã chốt sỗ trước tháng 12/2009, đóng dấu giáp lai vào trang chốt sổ cuối cùng) và chuyển trả cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
- Chuyển sổ BHXH kèm rời sổ BHXH, “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (01 bản D02-TS) và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho bộ phận TNHS.
- Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp danh sách điều chỉnh quá trình tham gia đối với các trường hợp đã được chốt sổ BHXH trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS.
- Tiến hành trả sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH, 01 bản D02-TS, và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận sổ BHXH).

25. Quy trình giải quyết hồ sơ cấp sổ BHXH cho kỳ trước: áp dụng đối với số sổ BHXH mẫu cũ còn tồn tại ở đơn vị hoặc đã được cấp số sổ nhưng chưa lập hồ sơ cấp tờ bìa sổ BHXH (Phiếu giải quyết hồ sơ số 312, 02 bản).
25.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để cấp sổ BHXH cho các trường hợp đã được cấp số sổ BHXH mẫu cũ nhưng chưa được duyệt sổ trang 3 còn tồn tại ở đơn vị sử dụng lao động hoặc đã đựơc cấp số sổ nhưng chưa lập hồ sơ cấp tờ bìa.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 312 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 05 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
25.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 312.
- Đối với sổ BHXH (mẫu cũ):
+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (02 bản/người).
+ Phiếu duyệt sổ.
+ Sổ BHXH đã ghi trang 3 (sắp xếp theo đúng số thứ tự số sổ được cấp).
+ Phôi sổ trắng trả lại (nếu có).
- Đối với sổ BHXH (mẫu mới):
+ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (02 bản/người).
+ Phiếu báo số sổ hoặc Danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu 01a-TBH) bản photo.
- Cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ có quá trình theo thang bảng lương Nhà nước trước tháng 7/1995. Bộ phận TNHS hướng dẫn khách hàng gặp cán bộ sổ giải quyết trực tiếp.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn giải quyết 05 ngày làm việc (quận, huyện là 04 ngày):
- Tiếp nhận sổ BHXH, Tờ khai tham gia và Phiếu duyệt sổ từ Bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Đối chiếu, kiểm tra dữ liệu trên phần mềm SMS cùng các hồ sơ từ Bộ phận TNHS chuyển tới, tiến hành nhập các thông tin còn thiếu: số CMND, ngày cấp, nơi cấp trên từng Tờ khai vào dữ liệu hồ sơ cá nhân của phần mềm SMS;
- Ký xác nhận vào 02 Tờ khai;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn giải quyết 04 ngày làm việc (quận huyện là 04 ngày):
- Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ điều chỉnh bổ sung của đơn vị với dữ liệu trên SMS nếu khớp đúng:
+ Ký xác nhận vào tờ khai, trình ký, đóng dấu;
+ Trình ký, đóng dấu (đối với sổ mẫu cũ).
+ In tờ bìa (đối với sổ mẫu mới), in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS); lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển sổ và 01 bản Tờ khai (mẫu A01-TS) cho cán bộ TNHS để trả cho khách hàng;
- Giao nhận hồ sơ với bộ phận TNHS trên phần mềm TNHS;
- Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp danh sách cấp sổ BHXH cho kỳ trước phát sinh trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả sổ BHXH, 01 Tờ khai và hồ sơ cho khách hàng theo đúng thời hạn quy định.

26. Quy trình trả sổ BHXH cho người lao động đã nghỉ việc (Phiếu giao nhận hồ sơ 314, 02 bản).
26.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để trả sổ BHXH cho trường hợp người lao động đóng BHXH đã được cấp sổ BHXH nhưng nghỉ việc không đến nhận sổ BHXH, đơn vị dử dụng lao động đã trả lại cơ quan BHXH và lưu giữ tại BHXH quận, huyện hoặc lưu giữ tại Phòng TN-QLHS BHXH Thành phố.
- Khi có yêu cầu nhận lại sổ, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 314 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 06 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
26.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 314.
- Tiếp nhận hồ sơ gồm: Quyết định nghỉ việc, bản sao CMND, Giấy giới thiệu của đơn vị.
+ Trường hợp đơn vị đã giải thể hồ sơ gồm: Quyết định nghỉ việc, bản sao CMND.
- Đối chiếu số sổ BHXH trên Quyết định nghỉ việc hoặc Giấy giới thiệu với số liệu lưu trữ trên danh sách trả sổ.
- Lập phiếu báo xác nhận có sổ BHXH đơn vị trả lên BHXH.
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
Nếu hồ sơ sai thông tin so với dữ liệu đơn vị đã chuyển lên, đề nghị người lao động về đơn vị bổ sung cho đúng.
Trường hợp đối chiếu hồ sơ mà không có tên trong danh sách thì trả lại hồ sơ cho người lao động.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, Thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS. Đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra thông tin về nhân thân trên SMS, nếu đầy đủ lập phiếu đổi sổ BHXH. Trường hợp thiếu thông tin so với CMND, lập phiếu yêu cầu theo mẫu C02-TS chuyển Phòng Thu để nhập bổ sung.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ, tiến hành nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu, hoàn chỉnh dữ liệu trên SMS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ từ Phòng Thu, kiểm tra các thông tin về nhân thân trên dữ liệu SMS. Nếu đầy đủ, thực hiện cấp lại sổ mới: tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
- Lưu hồ sơ: Biên bản xác nhận tình trang sổ hỏng của Phòng (Bộ phận) TNHS, Quyết định nghỉ việc, bản sao giấy CMND;
- Chuyển trả hồ sơ (tờ bìa, tời rời, Biên bản giao nhận sổ) cho Bộ phận TNHS;
- Cập nhật tình trạng vào phần mềm TNHS;
- Trường hợp kiểm tra phát hiện người lao động có nhiều sổ, lập Phiếu yêu cầu người lao động làm thủ tục gộp sổ và trả hồ sơ cho Bộ phận TNHS.
Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng.

27. Quy trình đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng (Phiếu giao nhận hồ sơ 401, 02 bản).
27.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để đổi thẻ BHYT cho người có thẻ trong trường hợp nhân thân trên thẻ bị sai hoặc trường hợp vừa điều chỉnh thông tin cá nhân vừa cấp mất thẻ BHYT.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 401 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
27.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 401.
- Công văn đề nghị của đơn vị theo mẫu D01b-TS hoặc Đơn của người tham gia theo mẫu D01-TS;
- Danh sách điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT mẫu D07-TS, 03 bản (trường hợp đơn vị nộp hồ sơ);
- Thẻ còn giá trị sử dụng;
- Bản sao Giấy khai sinh hoặc giấy CMND hoặc Sổ hộ khẩu (đối với trường hợp nhân thân ghi trên thẻ không đúng), bản photo trang 3 sổ BHXH đúng 01 bản (áp dụng cho đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT);
- Trường hợp vừa điều chỉnh nhân thân vừa cấp mất thì bổ sung thêm hồ sơ: Công văn cam kết hoặc Giấy cam kết (theo mẫu, 01 bản);
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Thu;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Bộ phận thu nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra hồ sơ, điều chỉnh dữ liệu trên phần mềm SMS;
- Trình ký 03 bản D07-TS hoặc Đơn đề nghị của người tham gia, trình Công văn giải trình cho lãnh đạo duyệt;
- Trình Công văn cam kết hoặc Giấy cam kết (áp dụng cho trường hợp vừa cấp mất vừa điều chỉnh thông tin cá nhân);
- Chuyển: thẻ BHYT, 02 bản D07-TS, Giấy cam kết (nếu có) cho Bộ phận cấp sổ, thẻ;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Bộ phận cấp sổ, thẻ nhận hồ sơ từ Phòng Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT và giá trị thẻ cấp theo giá trị của thẻ BHYT cũ;
- Thu hồi thẻ BHYT cũ cắt góc và lưu hồ sơ: 01 bản D07-TS, 01 bản Giấy cam kết (nếu có);
- In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT. In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- Chuyển thẻ BHYT, 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 01 bản D07-TS (trường hợp đơn vị nộp hồ sơ) cho Bộ phận TNHS;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp Danh sách cấp lại thẻ BHYT do điều chỉnh thông tin về nhân thân trên thẻ phát sinh trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận sổ, thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả thẻ BHYT, 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 01 bản D07-TS (nếu có) cho khách hàng. (Yêu cầu khách hàng ký vào 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT);
- Thực hiện việc thu phí cấp lại thẻ BHYT đối với trường hợp vừa cấp mất vừa điều chỉnh.

28. Quy trình cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do bị mất, bị hỏng, do điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh (Phiếu giao nhận hồ sơ số 402, 02 bản).
28.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia trong trường hợp mất, bị hỏng, điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh.
- Khi người tham gia BHYT có yêu cầu về việc cấp lại thẻ do mất, hỏng, thay đổi nơi KCB…, đơn vị nộp hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 402.
- Thời hạn trả kết quả: 04 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
28.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 402.
- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ, thẻ BHYT và các giấy tờ kèm theo;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho cán bộ thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
Lưu ý: Thay đổi nơi khám chữa bệnh chỉ thực hiện từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng đầu mỗi quý.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu và cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS (giá trị thẻ cấp theo giá trị của thẻ BHYT cũ);
- Trình lãnh đạo ký Danh sách đề nghị điều chỉnh mẫu D07-TS;
- In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT. In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS), lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển 01 bản Danh sách đề nghị điều chỉnh mẫu D07-TS (đã trình ký), thẻ BHYT và 01 Biên bản giao nhận thẻ cho Bộ phận TNHS.
Lưu ý:
Thẻ BHYT được cấp lại do bị mất chỉ được thay đổi các thông tin về nơi đăng ký KCB ban đầu sau 12 tháng kể từ ngày cấp lại.
Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận huyện tập hợp danh sách cấp lại thẻ BHYT do bị mất, hỏng, điều chỉnh quyền lợi KCB và thay đổi nơi KCB phát sinh trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS;
- Tiến hành trả thẻ BHYT, 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT và 01 bản D07-TS. (Yêu cầu ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT);
- Thực hiện việc thu phí đổi thẻ BHYT đối với các trường hợp cấp mất, cấp hỏng.
Lưu ý: Trường hợp đổi thẻ BHYT do hư hỏng thuộc về lỗi của cơ quan BHXH (do thẻ in mờ, in nhòe mực, in lệch…) thì không thu phí.
29. Quy trình cấp thẻ BHYT kỳ trước do thiếu thông tin: dùng để cấp thẻ BHYT cho lao động các kỳ trước do thiếu thông tin chưa được cấp thẻ nay đã hoàn thiện xong hồ sơ (Phiếu giao nhận hồ sơ số 403, 02 bản).
29.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để cấp thẻ BHYT cho lao động các kỳ trước chưa được cấp thẻ do thiếu thông tin về nơi đăng ký KCB nay đã hoàn thiện để cấp thẻ BHYT.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 403 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 07 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
29.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 403.
- Tiếp nhận Danh sách đề nghị điều chỉnh mẫu D07-TS (03 bản), Danh sách không đủ thông tin cấp thẻ BHYT kỳ trước (của cơ quan BHXH lập gởi trả đơn vị kỳ trước);
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ và dữ liệu vi tính cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ và dữ liệu vi tính từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Trình ký 03 bản D07-TS, cập nhật tình trạng hồ sơ.
- Kiểm tra và nhập điều chỉnh, bổ sung những thông tin về nơi KCB hoặc quyền lợi KCB vào dữ liệu trên phần mềm SMS. Cập nhật dữ liệu và in thẻ BHYT.
- In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ. In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ (mẫu C07-TS), lưu 01 phiếu vo hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu, quyết toán.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
- Chuyển thẻ BHYT, 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 01 bản D07-TS cho Bộ phận TNHS.
- Giao nhận hồ sơ với cán bộ TNHS trên phần mềm TNHS.
- Cuối mỗi tháng Bảo hiểm xã hội quận, huyện tập hợp Danh sách cấp thẻ BHYT cho kỳ trước do thiếu thông tin phát sinh trong tháng kèm file dữ liệu gửi về Phòng Cấp sổ, thẻ để theo dõi.
Lưu ý: Trường hợp bổ sung, điều chỉnh các thông tin về nhân thân trên thẻ BHYT Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu để nhập điều chỉnh bổ sung. Trong thời hạn 03 ngày, Phòng (Bộ phận) Thu trả hồ sơ và kết quả đúng cho Phòng Cấp sổ, thẻ đề xác nhận và in thẻ BHYT.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ thẻ, cập nhật vào chương trình TNHS.
- Trả thẻ BHYT và 01 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 01 bản D07-TS cho đơn vị. (Yêu cầu đơn vị ký vào Bin bản giao nhận thẻ BHYT)

30. Quy trình giải quyết chế độ ốm đau (Phiếu giao nhận hồ sơ 601, 02 bản).
30.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ ốm đau cho người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
30.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm quyết toán có nợ BHXH hay không? Cập nhật thông tin vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ.
- Chuyển hồ sơ và cập nhật vào phần mềm TNHS. Bàn giao hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH hoặc cán bộ chính sách.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. Kiểm tra các chứng từ: Khám bệnh có đúng cơ sở KCB có ký hợp đồng với cơ quan BHXH hay không?; Kiểm tra xem bệnh có trong danh mục bệnh dài ngày?; chứng từ có đầy đủ chữ ký của bác sĩ điều trị, đóng dấu của cơ sở KCB, ngày nghỉ có theo Thông tư số 11/1999/TTLT ngày 22/6/1999 không?; Nếu là tai nạn rủi ro thì đề nghị ghi vào cột ghi chú của mẫu C66a-HD…
- Sau khi kiểm tra chứng từ nếu đủ, đúng theo quy định thì phần mềm SMS duyệt và in danh sách người lao động được hưởng chế độ ốm đau theo mẫu C66b-HD (03 bản); trình ký, đóng dấu. Tách mỗi quyết toán làm 03 bộ:
+ 01 bộ chuyển trực tiếp cho Phòng (Bộ phận) kế toán.
+ 01 bộ trả cho đơn vị sử dụng lao động thông qua Bộ phận TNHS.
+ 01 bộ tạm lưu tại Phòng Chế độ BHXH hoặc cán bộ chính sách lưu.
2. Bàn giao hồ sơ: Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS trước khi trả hồ sơ đã hoàn chỉnh cho bộ phận trả hồ sơ.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
- Trả quyết toán cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
Lưu ý: Hết năm tài chính bàn giao hồ sơ cho Phòng TN&QLHS lưu trữ hoặc bộ phận lưu trữ (nếu là BHXH quận, huyện).

31. Quy trình giải quyết chế độ thai sản (Phiếu giao nhận hồ sơ 602, 02 bản).
31.1. Đối với người lao động đang làm việc:
31.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ thai sản cho người lao động đang làm việc.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
31.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm quyết toán có nợ BHXH hay không?; Cập nhật thông tin vào phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ và cập nhật vào phần mềm TNHS. Bàn giao hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH (hoặc cán bộ chính sách).
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Kiểm tra lại hồ sơ như: Trường hợp sẩy thai, trên giấy chứng nhận nghỉ việc C65-HD hoặc giấy ra viện có ghi rõ tuổi thai không?; Giấy xác nhận làm công việc nặng nhọc, độc hại, giấy chứng nhận là người tàn tật từ 21% trở lên?....
- Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu đủ và đúng theo quy định thì vào phần mềm SMS nhập liệu và in danh sách người lao động được hưởng chế độ thai sản theo mẫu C67b-HD (03 bản); trình ký, đóng dấu. Tách mỗi quyết toán làm 03 bộ:
+ 01 bộ chuyển trực tiếp cho Phòng (Bộ phận) kế toán.
+ 01 bộ trả cho đơn vị sử dụng lao động thông qua Bộ phận TNHS.
+ 01 bộ tạm lưu tại Phòng Chế độ BHXH hoặc cán bộ chính sách lưu.
2. Bàn giao hồ sơ: Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS trước khi trả hồ sơ đã hoàn chỉnh cho bộ phận trả hồ sơ.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH;
- Trả quyết toán cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
31.2. Đối với người lao động đã nghỉ việc (chỉ áp dụng tại BHXH quận, huyện).
31.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ thai sản cho người lao động đã nghỉ việc (áp dụng tại BHXH quận, huyện).
- Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận Thu. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 2,5 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
31.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định cùng bảng kê nộp hồ sơ của khách hàng;
- Căn cứ vào sổ BHXH, nếu người lao động đã đóng BHXH từ đủ 06 tháng trở lên trong thời gian 12 tháng trước khi sinh thì tiếp nhận hồ sơ. Cập nhật thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. Bàn giao hồ sơ cho Bộ phận thu.
Bước 2: Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định, xác nhận giao nhận HS trên phần mềm TNHS;
- Nhập quá trình đóng BHXH trên sổ vào phần mềm SMS;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS, chuyển hồ sơ cho Bộ phận chính sách.
Bước 3: Bộ phận chính sách. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.
- Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu đủ và đúng theo quy định thì vào phần mềm SMS nhập liệu và in danh sách người lao động được hưởng chế độ thai sản theo mẫu C67b-HD (03 bản); trình ký, đóng dấu. Tách mỗi quyết toán làm 03 bộ:
+ 01 bộ trả cho người lao động;
+ 01 bộ lưu tại Bộ phận kế toán;
+ 01 bộ lưu tại BHXH quận, huyện.
- Xác nhận đã hưởng trợ cấp thai sản trên sổ BHXH;
- Photo sổ BHXH lưu cùng chứng từ giải quyết trợ cấp;
- Xác nhận đã hoàn thành vào chương trình trước khi chuyển kết quả cho Bộ phận TNHS.
Bước 4: Bộ phận TNHS và Bộ phận Kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh từ cán bộ chính sách.
1. Bộ phận TNHS: Trả quyết toán cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
2. Bộ phận Kế toán: Trả tiền trợ cấp thai sản theo quyết định.
Lưu ý: Hết năm tài chính phải bàn giao hồ sơ cho Phòng TN&QLHS hoặc Bộ phận lưu trữ lưu theo quy định.

32. Quy trình giải quyết chế độ dưỡng sức phục hồi sức khỏe (Phiếu giao nhận hồ sơ 603, 02 bản).
32.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ dưỡng sức phục hồi sức khỏe cho người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
32.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ của khách hàng. Kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm quyết toán có nợ BHXH hay không? Cập nhật thông tin vào phần mềm tiếp nhận hồ sơ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 13 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. Tiến hành kiểm tra: Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau khi ốm; Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau thai sản; Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau TNLĐ-BNN có kèm biên bản giám định y khoa không?; Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cấp nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau khi ốm; sau thai sản; sau TNLĐ - BNN có tuân thủ theo quy định của Thông tư 19/2008/TT-BLĐTBXH không?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu đủ và đúng theo quy định và in danh sách người lao động được hưởng chế độ dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ theo mẫu C68b-HD, C69b-HD, C70b-HD (mỗi loại 03 bản) tiến hành trình ký, đóng dấu và tách hồ sơ mỗi loại làm 03 bộ:
+ 01 bộ chuyển cho Phòng (Bộ phận) kế toán;
+ 01 bộ chuyển cho Bộ phận TNHS để trả cho đơn vị sử dụng lao động;
+ 01 bộ lưu tại Phòng Chế độ BHXH hoặc cán bộ chính sách tự lưu.
2. Bàn giao hồ sơ: Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS trước khi trả hồ sơ hoàn chỉnh cho Bộ phận TNHS.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH;
- Trả quyết toán cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
Lưu ý: Hết năm tài chính phải bàn giao hồ sơ cho Phòng TN&QLHS hoặc Bộ phận lưu trữ lưu theo quy định.

33. Quy trình giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (Phiếu giao nhận hồ sơ 604 và 605, 02 bản).
33.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
33.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp cho người lao động nộp hồ sơ tại BHXH Thành phố.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Cấp sổ thẻ, Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày.
+ Bước 5: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
33.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định cùng Phiếu giao nhận hồ sơ của khách hàng: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ có nợ BHXH hay không? Kiểm tra xem đơn vị đã ghi quá trình đóng BHXH đến tháng người lao động bị TNLĐ, bị BNN hay chưa?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ tiếp nhận hồ sơ nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ tháng bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp để kiểm tra SMS và tiền lương trên sổ BHXH của toàn bộ quá trình tham gia BHXH đến trước tháng liền kề bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Nếu dữ liệu giữa sổ BHXH và SMS khớp đúng thì in tờ 07/SBH có thể hiện toàn bộ quá trình đóng BHXH đến tháng liền kề trước tháng bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Trả hồ sơ kèm theo sổ BHXH, tờ 07/SBH cho P.CĐBHXH. Ngược lại, Phòng Cấp sổ, thẻ chuyển cho Phòng Thu.

+ Phòng Thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ SMS và sổ BHXH để xác định lại dữ liệu đúng. Nếu sai dữ liệu do cơ quan BHXH thì cán bộ phòng Thu tự lập 3a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu dữ liệu sai do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập phiếu báo trả;
- Trả lại hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
+ Phòng cấp sổ, thẻ.
- Nhận lại hồ sơ từ Phòng Thu.
- Thực hiện in tờ 07/HSB đối với những hồ sơ không có thông báo trả. Những hồ sơ có thông báo trả của Phòng Thu thì không in tờ 07/SBH;
- Bàn giao tất cả hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS và tiến hành đối chiếu, kiểm tra: Thời gian bị tai nạn có hợp lý hay không? Thời gian xảy ra tai nạn có phải trong giờ làm việc hay không? Hoặc có phải xảy ra trong thời gian đi và về giữa nơi ở và cơ quan hay địa điểm làm việc hay không?; Kiểm tra chức danh công việc có trong danh mục bệnh nghề nghiệp hay không? Nơi làm việc có thuộc môi trường độc hại không?; Kiểm tra giấy ra viện, giấy chứng thương có phù hợp với thời gian xảy ra tai nạn hay không?; Kiểm tra biên bản tai nạn lao động, tai nạn giao thông xem có chi tiết nào chưa rõ? Có biên bản của công an giao thông đối với trường hợp bị tai nạn giao thông được xem là TNLĐ…;
- Những hồ sơ đủ thủ tục và đúng quy định thì lập quyết định hưởng trợ cấp. Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do trả trình lãnh đạo phòng ký Phiếu báo trả hồ sơ.
Lưu ý: Những trường hợp hồ sơ sai sót, nội dung chưa rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ, đầy đủ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Phòng TNHS. Không được yêu cầu bổ sung quá 01 lần nhằm tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ, đóng dấu đã hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trên sổ BHXH;
- Lưu tờ 07/SBH cùng hồ sơ TNLĐ, BNN.
2. Bàn giao hồ sơ:
- Bàn giao hồ sơ TNLĐ, BNN đã hoàn chỉnh và trả tất cả hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết kèm Phiếu báo của Phòng Thu, phòng Chế độ BHXH cho Phòng TNHS.
Bước 5: Phòng TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Phòng TNHS:
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Phòng Chế độ BHXH;
- Trả hồ sơ cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Tiếp nhận hồ sơ và chi tiền cho khách hàng theo quyết định hưởng trợ cấp.
33.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
33.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp cho người lao động nộp hồ sơ tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
33.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định cùng Phiếu giao nhận hồ sơ của khách hàng: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ có nợ BHXH hay không? Kiểm tra xem đơn vị đã ghi quá trình đóng BHXH đến tháng người lao động bị TNLĐ, bị BNN hay chưa?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho cán bộ chính sách.
Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ: Thực hiện tương tự Bước 3 phần 32.1.2.
+ Bộ phận thu. 01 ngày làm việc.
- Thực hiện tương tự Bước 3 phần 32.1.2.;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ:
- Thực hiện tương tự Bước 3 phần 32.1.2.;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
1. Nhận lại hồ sơ từ Bộ phận cấp sổ, thẻ:
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS và tiến hành đối chiếu, kiểm tra: Kiểm tra lại hồ sơ như: thời gian bị tai nạn có hợp lý hay không? Thời gian xảy ra tai nạn có phải trong giờ làm việc hay không? Hoặc có phải xảy ra trong thời gian đi và về giữa nơi ở và cơ quan hay địa điểm làm việc hay không?; Kiểm tra chức danh công việc có trong danh mục bệnh nghề nghiệp hay không? Nơi làm việc có thuộc môi trường độc hại không?; Kiểm tra giấy ra viện, giấy chứng thương có phù hợp với thời gian xảy ra tai nạn hay không?; Kiểm tra biên bản tai nạn lao động, tai nạn giao thông xem có chi tiết nào chưa rõ? Có biên bản của công an giao thông đối với trường hợp bị tai nạn giao thông được xem là TNLĐ…;
Lưu ý: Những trường hợp hồ sơ sai sót, nội dung chưa rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ, đầy đủ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS. Không được yêu cầu bổ sung quá 01 lần nhằm tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần.
2. Bàn giao hồ sơ: Những hồ sơ đủ thủ tục và đúng quy định thì chuyển Phòng Chế độ BHXH. Ngược lại, trả bộ phận TNHS kèm Phiếu báo.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 06 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ:
- Nhận hồ sơ từ cán bộ BHXH quận, huyện.
- Kiểm tra lại hồ sơ một lần nữa. Nếu đủ thủ tục và đúng quy định thì lập quyết định hưởng trợ cấp. Những hồ sơ không đủ điều kiện thì lập Phiếu báo trả trình lãnh đạo phòng ký.
- Trình lãnh đạo duyệt, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ.
2. Bàn giao hồ sơ: Bàn giao hồ sơ đã hoàn chỉnh cho cán bộ chính sách.
Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS trước khi bàn giao hồ sơ cho Bộ phận TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Bộ phận trả hồ sơ:
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Bộ phận chế độ BHXH;
- Trả hồ sơ cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Tiếp nhận hồ sơ và chi tiền cho khách hàng theo quyết định hưởng trợ cấp.

34. Quy trình giải quyết chế độ hưu trí (Phiếu giao nhận hồ sơ 606, 02 bản).
34.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
34.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ hưu trí cho người lao động nộp hồ sơ tại BHXH Thành phố.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 05 ngày.
+ Bước 5: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
34.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ có nợ BHXH hay không?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra: Thời hạn nâng lương xem có đúng niên hạn hay không; Việc xếp lương của đơn vị có đúng ngành nghề hay không; Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung … có đúng không?; Chức danh công việc có nằm trong danh mục ngành nghề độc hại hay không? Việc nộp BHXH có đủ so với thời gian tham gia BHXH đã được xác nhận trong sổ BHXH hay không?;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do chưa giải quyết, những vấn đề hoặc giấy tờ cần đơn vị bổ sung và trình lãnh đạo phòng ký và trả ngay cho Phòng TN&QLHS;
- Những hồ sơ chưa đủ thủ tục, đủ điều kiện hưởng lương hưu thì in Bản quá trình để chuyển Phòng Cấp sổ, thẻ in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH (những hồ sơ có quá trình đóng BHXH chưa đúng quy định: nâng lương sớm, hưởng PCCV chưa đúng, sai thâm niên vượt khung… thì vẫn in bản quá trình nhưng phải đúng theo quy định);
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS trước khi chuyển Bản quá trình kèm toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc. (Nếu dữ liệu không trùng khớp thì Bộ phận cấp sổ, thẻ: 03 ngày, Bộ phận thu: 01 ngày)
+ Phòng cấp sổ, thẻ.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH, xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ thời điểm nghỉ hưu trên quyết định của đơn vị, diễn biến tiền lương đóng BHXH thể hiện trên sổ BHXH, Bản quá trình do Phòng Chế độ BHXH lập để đối chiếu với SMS.
+ Nếu dữ liệu trùng khớp: Trong thời hạn 04 ngày, Phòng Cấp sổ, thẻ in tờ bìa, các trang tờ rời và tờ 07/SBH thể hiện toàn bộ quá trình đóng BHXH, BHTN. Chuyển trả toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Chế độ BHXH.
+ Nếu dữ liệu không trùng khớp (kể cả trường hợp đơn vị đã bổ sung 3a-TBH có điều chỉnh lương ngay từ lúc nộp hồ sơ hưu trí): Phòng Cấp sổ, thẻ chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Thu.
+ Phòng thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ SMS và sổ BHXH để xác định lại dữ liệu đúng. Nếu sai do cơ quan BHXH thì Phòng Thu tự lập 3a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết. Lập Phiếu báo trả;
- Trả lại hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- In tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Chế độ BHXH;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. 05 ngày làm việc.
- Lập quyết định hưởng chế độ hưu trí;
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đóng dấu đã hưởng chế độ hưu trí trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH;
- Đục lỗ sổ BHXH;
- Bàn giao hồ sơ hưu trí (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Phòng TN&QLHS. Những hồ sơ chưa đủ căn cứ giải quyết cần bổ sung thêm các giấy tờ, thủ tục thì lập phiếu báo kèm hồ sơ trả cho Phòng TN&QLHS;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 5. Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Bộ phận TNHS: Trả hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Xác nhận giao nhận hồ sơ khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH;
- Sắp xếp hồ sơ để trả kết quả;
- Trả kết quả cho khách hàng.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo giấy giới thiệu và quyết định hưu trí (nếu có).
34.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
34.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ hưu trí cho người lao động nộp hồ sơ tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
34.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; Kiểm tra tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến thời điểm nộp hồ sơ có nợ BHXH hay không?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận chính sách.
Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra: Thời hạn nâng lương xem có đúng niên hạn hay không; Việc xếp lương của đơn vị có đúng ngành nghề hay không; Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung … có đúng không?; Chức danh công việc có nằm trong danh mục ngành nghề độc hại hay không? Việc nộp BHXH có đủ so với thời gian tham gia BHXH đã được xác nhận trong sổ BHXH hay không?;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do chưa giải quyết, những vấn đề hoặc giấy tờ cần đơn vị bổ sung và trình lãnh đạo BHXH quận, huyện ký và trả ngay cho bộ phận TNHS;
- Những hồ sơ đủ thủ tục, đủ điều kiện hưởng lương hưu thì chuyển Bộ phận cấp sổ, thẻ in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS trước khi chuyển bản quá trình kèm toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày làm việc. (Nếu dữ liệu không trùng khớp thì Bộ phận sổ, thẻ: 03 ngày, Bộ phận thu: 01 ngày)
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ: Thực hiện tương tự Bước 3 phần 33.1.2.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Thực hiện tương tự Bước 3 phần 33.1.2.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thực hiện tương tự Bước 3 phần 33.1.2.
Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Lập Quyết định hưởng chế độ hưu trí.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đóng dấu đã hưởng chế độ hưu trí trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH.
- Đục lỗ sổ BHXH.
- Bàn giao hồ sơ hưu trí (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Bộ phận chính sách. Những hồ sơ chưa đủ căn cứ giải quyết cần bổ sung thêm các giấy tờ, thủ tục thì lập Phiếu báo kèm hồ sơ trả cho Bộ phận chính sách.
Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Sắp xếp và giao hồ sơ cho Bộ phận TNHS.
- Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Bộ phận TNHS:
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Bộ phận chính sách;
- Trả hồ sơ kèm sổ BHXH cho khách hàng theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo giấy giới thiệu và Quyết định hưu trí (nếu có).
Lưu ý:
- Trường hợp hồ sơ hưu trí chuyển tỉnh mà có trợ cấp 01 lần thì hướng dẫn người lao động nhận tiền tại Bộ phận kế toán.
- Những trường hợp hồ sơ sai sót hoặc phải điều chỉnh, bổ sung thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS. Không được yêu cầu bổ sung quá 02 lần.
- Những trường hợp có thời điểm bắt đầu hưởng lương hưu trong thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp thì thông báo cho Bộ phận thất nghiệp biết để thông báo chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp.
- Nếu người lao động có nhu cầu nhận lương hưu qua thẻ ATM thì đề nghị cung cấp số tài khoản thẻ, ghi rõ tên chi nhánh Ngân hàng nơi mở thẻ để tiện cho việc chuyển tiền. Nếu người lao động chưa có tài khoản mà có đề nghị thì Bộ phận TNHS có thể cung cấp danh sách các ngân hàng có liên kết với cơ quan BHXH để người lao động tự chọn ngân hàng để được hỗ trợ thủ tục mở thẻ.
- Nếu có điều chỉnh nhân thân thì nộp hồ sơ theo thủ tục và quy định tại Phiếu giao nhận hồ sơ 614 hoặc 615.

35. Quy trình giải quyết hồ sơ trợ cấp tử tuất (Phiếu giao nhận hồ sơ 607, 02 bản).
35.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
35.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ trợ cấp tử tuất nộp tại BHXH Thành phố.
- Thời gian trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày.
+ Bước 5: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
35.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ. Kiểm tra lại hồ sơ xem có chi tiết nào chưa rõ, hồ sơ nào còn thiếu cần phải bổ sung. Tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến trước tháng nộp hồ sơ có nợ không? Kiểm tra xem đơn vị đã ghi quá trình đóng BHXH đến tháng người lao động chết hay chưa?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH.

Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra tờ khai hoàn cảnh gia đình có đầy đủ các tiêu thức theo mẫu 09A-HSB chưa?... Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng thì tờ khai hoàn cảnh gia đình ghi rõ thân nhân (cha mẹ hai bên, vợ hoặc chồng người chết, con (từ 15 đến dưới 18 còn đi học phải nộp kèm giấy xác nhận còn đi học), mức thu nhập (nếu có)), nơi cư trú… Ngoài ra, xem có chi tiết nào chưa rõ, hồ sơ nào còn thiếu cần phải bổ sung;
- Bàn giao toàn bộ hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc. (Nếu dữ liệu không trùng khớp thì Bộ phận sổ, thẻ: 03 ngày, Bộ phận thu: 01 ngày)
+ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Căn cứ ngày và tháng người lao động chết thể hiện trên giấy chứng tử để kiểm tra SMS toàn bộ quá trình tham gia BHXH.
+ Nếu dữ liệu trùng khớp: in tờ rời và tờ 07/SBH và trả hồ sơ tuất kèm sổ BHXH, tờ rời và tờ 07/SBH (nếu có) cho Phòng Chế độ BHXH.
+ Nếu dữ liệu không trùng khớp (kể cả trường hợp đơn vị đã bổ sung 3a-TBH có điều chỉnh lương ngay từ lúc nộp hồ sơ hưu trí): Phòng Cấp sổ, thẻ chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Thu.
+ Phòng Thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ SMS và sổ BHXH để xác định lại dữ liệu đúng. Nếu sai do cơ quan BHXH thì Phòng Thu tự lập 3a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập phiếu báo trả.
- Trả lại hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Nhận lại hồ sơ từ Phòng Thu, tiến hành in tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH toàn bộ quá trình đóng BHXH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ tuất cho Phòng Chế độ BHXH.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ.
- Nếu hồ sơ đủ thủ tục và đúng quy định thì lập quyết định hưởng trợ cấp. Những hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do trả và trình lãnh đạo phòng ký.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đục lỗ sổ BHXH. Đóng dấu đã hưởng chế độ tuất trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH.
2. Bàn giao hồ sơ:
- Bàn giao hồ sơ tuất (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Phòng TN&QLHS.
Bước 5: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Bộ phận trả hồ sơ.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Phòng Chế độ BHXH.
- Trả hồ sơ cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
Lưu ý:
- Những trường hợp hồ sơ sai sót hoặc phải điều chỉnh, bổ sung thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS. Không được yêu cầu bổ sung quá 02 lần.
- Nếu có làm thủ tục điều chỉnh nhân thân thì nộp hồ sơ theo thủ tục quy định của Phòng Cấp sổ, thẻ. Sau khi điều chỉnh xong, tiếp nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Tiếp nhận hồ sơ và chi tiền cho khách hàng theo Quyết định hưởng trợ cấp.
35.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
35.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ trợ cấp tử tuất nộp tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
35.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ. Kiểm tra lại hồ sơ xem có chi tiết nào chưa rõ, hồ sơ nào còn thiếu cần phải bổ sung. Tình hình nộp BHXH của đơn vị sử dụng lao động đến trước tháng nộp hồ sơ có nợ không? Kiểm tra xem đơn vị đã ghi quá trình đóng BHXH đến tháng người lao động chết hay chưa?;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ tiếp nhận hồ sơ nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận chính sách.
Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra Tờ khai hoàn cảnh gia đình có đầy đủ các tiêu thức theo mẫu 09A-HSB chưa?... Trường hợp đủ điều kiện hưởng tuất hàng tháng thì Tờ khai hoàn cảnh gia đình ghi rõ thân nhân (cha mẹ hai bên, vợ hoặc chồng người chết, con (từ 15 đến dưới 18 còn đi học phải nộp kèm giấy xác nhận còn đi học), mức thu nhập (nếu có)), nơi cư trú… Ngoài ra, xem có chi tiết nào chưa rõ, hồ sơ nào còn thiếu cần phải bổ sung;
- Bàn giao toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ;
- Lập 3a-TBH (03 bản) điều chỉnh giảm BHYT (trường hợp hưu trí chết) chuyển cho Bộ phận thu để điều chỉnh giảm thu BHYT.
Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày làm việc. (Dữ liệu trùng khớp, thời hạn 04 ngày. Nếu dữ liệu không trùng khớp thì bộ phận sổ, thẻ: 03 ngày, bộ phận thu: 01 ngày)
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ ngày và tháng người lao động chết thể hiện trên giấy chứng tử để kiểm tra SMS và tiền lương trên sổ BHXH của toàn bộ quá trình tham gia BHXH;
+ Nếu dữ liệu trùng khớp: in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH và trả hồ sơ tuất kèm sổ BHXH, tờ rời và tờ 07/SBH (nếu có) cho Bộ phận chính sách;
+ Nếu dữ liệu không trùng khớp (kể cả trường hợp đơn vị đã bổ sung 3a-TBH có điều chỉnh lương ngay từ lúc nộp hồ sơ hưu trí): Bộ phận cấp sổ, thẻ chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận thu.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ SMS và sổ BHXH để xác định lại dữ liệu đúng. Nếu sai do cơ quan BHXH thì bộ phận Thu tự lập 3a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập Phiếu báo trả;
- Trả lại hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ;
- Bộ phận thu chuyển 02 bản 03a-TBH cho Bộ phận cấp sổ, thẻ để thu hồi thẻ trên chương trình SMS.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ.
- Nhận lại hồ sơ từ Bộ phận thu, tiến hành in tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH toàn bộ quá trình đóng BHXH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ tuất cho Bộ phận chính sách;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Bộ phận cấp sổ, thẻ chuyển lại 01 bản 03a-TBH cho Bộ phận chính sách lưu hồ sơ;
Bước 4: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ từ Bộ phận cấp sổ, thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày làm việc.
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận chính sách.
- Nếu hồ sơ đủ thủ tục và đúng quy định thì lập Quyết định hưởng trợ cấp. Những hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do trả và trình lãnh đạo phòng ký;
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đục lổ sổ BHXH. Đóng dấu đã hưởng chế độ tuất trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH.
2. Bàn giao hồ sơ: Bàn giao hồ sơ tuất (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Bộ phận chính sách.
Bước 6: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH Thành phố;
- Cập nhật vào phần mềm TNHS trước khi bàn giao hồ sơ cho Bộ phận TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Bộ phận TNHS:
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao quyết toán từ Bộ phận chính sách;
- Trả hồ sơ cho khách hàng theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
Lưu ý:
- Những trường hợp hồ sơ sai sót hoặc phải điều chỉnh, bổ sung thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS. Không được yêu cầu bổ sung quá 02 lần.
- Nếu có làm thủ tục điều chỉnh nhân thân thì thực hiện theo Phiếu giao nhận hồ sơ 302. Sau khi điều chỉnh xong, tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 607.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo Quyết định hưởng trợ cấp (nếu có).

36. Quy trình giải quyết hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH 01 lần, trợ cấp khu vực 01 lần (Phiếu giao nhận hồ sơ 608, 02 bản).
36.1. Trợ cấp BHXH 01 lần:
36.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ trợ cấp BHXH 01 đối với người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
36.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ.
+ Yêu cầu cá nhân xuất trình bản chính CMND để đối chiếu nhân thân trên sổ BHXH và Đơn đề nghị. Nếu hồ sơ có sai lệch nhân thân, thì trả hồ sơ hướng dẫn người lao động làm thủ tục điều chỉnh nhân thân.
Lưu ý: Không nhận hồ sơ nộp thay nếu không có giấy ủy quyền.
+ Nếu đơn đề nghị được chính quyền địa phương nơi cư trú chỉ xác nhận chữ ký mà không xác nhận đang tạm trú hoặc thường trú tại địa phương thì yêu cầu cá nhân phải cung cấp bản chính Sổ hộ khẩu hoặc Sổ tạm trú để đối chiếu. Sau khi đối chiếu xong, cán bộ TNHS ghi rõ số Sổ hộ khẩu hoặc Sổ tạm trú vào đơn, ký và ghi rõ “Đã đối chiếu bản chính sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú do cá nhân xuất trình”;
- Nếu hồ sơ đủ thủ tục thì tiếp nhận và chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH giải quyết;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ theo quy định, xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ quá trình đóng BHXH trên sổ nhập vào chương trình xét duyệt. Mỗi hồ sơ lập 02 Quyết định hưởng trợ cấp BHXH 01 lần và 02 Bản quá trình đóng BHXH;
- Đóng dấu “Đã giải quyết trợ cấp BHXH 01 lần”, ghi số Quyết định hưởng trợ cấp vào sổ BHXH, đóng dấu đã điều chỉnh NĐ 83/CP trên sổ (nếu đã điều chỉnh khi giải quyết);
- Lập mẫu C15a-TS, ký tên ghi rõ họ tên người lập biểu vào góc trái của mẫu C15a-TS trước khi trình ký;
- Chuyển hồ sơ trình ký Ban giám đốc;
- Tách 01 Quyết định, 01 Bản quá trình tham gia BHXH kèm sổ BHXH đã đục lỗ lưu trữ;
- Bàn giao 01 Quyết định, 01 Bản quá trình kèm mẫu C15a-TS cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS trước khi bàn giao hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
+ Phòng (Bộ phận) TNHS: Trả hồ sơ cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Kiểm tra kỹ CMND trước khi chi trả trợ cấp BHXH 01 lần theo Quyết định.
Lưu ý:
- Những hồ sơ sau khi cấp Phiếu điều chỉnh Nghị định 83/CP thì đóng dấu “Đã điều chỉnh theo Nghị định 83/CP” vào sổ theo quy định đã được BHXH Thành phố hướng dẫn trước đây;
- Thu hồi sổ BHXH sau khi giải quyết trợ cấp BHXH 01 lần;
- Để thuận tiện, BHXH quận, huyện có thể lấy số Quyết định hưởng trợ cấp BHXH 01 lần làm số của giấy xác nhận mẫu C15a-TS.
35.2. Trợ cấp khu vực 01 lần:
35.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: giải quyết hồ sơ trợ cấp khu vực 01 lần của người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
36.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ; nếu hồ sơ đủ thủ tục thì tiếp nhận và chuyển hồ sơ cho Bộ phận chế độ BHXH;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ theo quy định, xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Bàn giao cho Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Lập Quyết định hưởng trợ cấp khu vực 01 lần nếu đủ điều kiện;
- Trình Ban giám đốc BHXH Thành phố ký, đóng dấu Quyết định. Điều chỉnh tăng vào lương hưu tháng tiếp theo gần nhất. Lưu bản chính vào hồ sơ gốc;
- Bàn giao 01 Quyết định bản photo cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận và bàn giao Quyết định cho Bộ phận TNHS;
- Xác nhận giao hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 5: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ Bộ phận chế độ BHXH.
+ Bộ phận TNHS: Trả Quyết định bản photo cho khách hàng theo Phiếu giao nhận hồ sơ (nếu có).
+ Bộ phận kế toán: Chi trả tiền theo Quyết định (nếu có).

37. Quy trình giải quyết hưởng chế độ BHXH hàng tháng: hưu trí, TNLĐ-BNN, trợ cấp tuất, hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg (Phiếu giao nhận hồ sơ 609, 02 bản).
37.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
37.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng, bao gồm: hưu trí, TNLĐ-BNN, trợ cấp tuất, hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg nộp tại BHXH Thành phố.
- Thời hạn trả kết quả: 06 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 3: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
37.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ còn nguyên niêm phong cho Phòng Chế độ BHXH. Những hồ sơ mất niêm phong, lập biên bản trước khi chuyển Phòng Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ;
- Đối chiếu quy định về thủ tục, điều kiện hưởng, nhân thân giữa hồ sơ gốc và CMND, Sổ hộ khẩu. Nếu đúng, thì lập Giấy giới thiệu, Phiếu truy lĩnh (nếu có). Trình ký, đóng dấu và bàn giao hồ sơ cho Phòng TN&QLHS quản lý.
- Làm thông báo mời người hưởng trợ cấp đến nhận các giấy tờ trên.
- Những hồ sơ có sai sót chưa tiếp nhận được thì làm văn bản trả kèm hồ sơ cho BHXH Tỉnh nơi lập thủ tục di chuyển.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
- Trả kết quả theo giấy hẹn.
Lưu ý: Những hồ sơ chuyển qua đường công vụ thì người đến nhận phải xuất trình CMND và thông báo của BHXH Thành phố (nếu có).
37.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
37.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng, bao gồm: hưu trí, TNLĐ-BNN, trợ cấp tuất, hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg nộp tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
37.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS. Thu hồi thẻ BHYT;
- Lập Giấy giới thiệu về phường xã để đăng ký hưởng (nếu nhận tiền mặt);
- Lập mẫu 1a-TBH kèm thẻ BHYT cũ;
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận kế toán chi tiền và chuyển hồ sơ cho Bộ phận chế độ BHXH kèm mẫu 1a -TBH, thẻ BHYT cũ.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
- Lập mẫu 3a -TBH và thực hiện báo tăng danh sách lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo quy định.
- Chuyển mẫu 1a-TBH và 3a-TBH cho Bộ phận thu.
Bước 3: Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ;
- Căn cứ vào mẫu 3a-TBH do Bộ phận chế độ BHXH chuyển đến để nhập dữ liệu và lưu lại mẫu 3a-TBH;
- Chuyển mẫu 1a -TBH, thẻ BHYT cũ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
Bước 4: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
- In thẻ BHYT mới.
- Lưu mẫu 1a -TBH và thẻ BHYT cũ.
- Bàn giao thẻ BHYT mới cấp cho bộ phận trả hồ sơ.
Bươc 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
- Trả thẻ BHYT, hồ sơ theo giấy hẹn.
Lưu ý:
- Tùy khả năng từng quận, huyện khuyến khích in thẻ BHYT ngay mà không cần hẹn. Tuy nhiên, các bộ phận phải bảo đảm đúng thủ tục đã quy định trên.
- Không giữ bất cứ hồ sơ liên quan đến chế độ hưu trí của đối tượng.
38. Quy trình giải quyết hồ sơ di chuyển nơi hưởng chế độ trợ cấp BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 610, 02 bản).
38.1. Di chuyển trong phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh:
38.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ di chuyển nơi hưởng chế độ trợ cấp BHXH trong phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh.
- Thời hạn trả kết quả: trả kết quả ngay.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Xử lý ngay.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Xử lý ngay.
+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Trả kết quả ngay.
38.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Xử lý ngay.
- Tiếp nhận Đơn đề nghị, cập nhật vào phần mềm TNHS;
- Chuyển ngay Bộ phận chế độ BHXH giải quyết.
Lưu ý: Không thu hồi thẻ BHYT.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH; Bộ phận thu; Bộ phận cấp sổ, thẻ. Xử lý ngay.
+ Bộ phận chế độ BHXH:
- Lập Giấy giới thiệu di chuyển. Giấy giới thiệu phải đủ tiêu thức: họ và tên, số sổ trợ cấp, loại đối tượng, nguồn chi trả. Trình Ban giám đốc ký, đóng dấu;
- Lập Danh sách báo giảm lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo quy định;
- Lập Danh sách (03a-TBH, 03 bản) báo giảm đối tượng để chuyển cán bộ thu điều chỉnh giảm tiền đóng BHYT;
- Chuyển ngay Giấy giới thiệu cho Bộ phận TNHS. Ghi rõ trên giấy giới thiệu “chưa thu hồi thẻ BHYT”;
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận thu: Chuyển 02 bản 03a-TBH cho Bộ phận cấp sổ, thẻ để thu hồi thẻ trên chương trình SMS.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ: chuyển lại 01 bản 03a-TBH cho Bộ phận chế độ BHXH lưu hồ sơ.
Bước 3: Bộ phận TNHS. Trả kết quả ngay.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Trả hồ sơ cho khách hàng theo giấy hẹn.
38.2. Chuyển đến hưởng tại BHXH Tỉnh, Thành phố khác (chỉ nộp tại BHXH quận, huyện):
38.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ di chuyển nơi hưởng chế độ trợ cấp BHXH trong phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh.
- Thời hạn trả kết quả: không hẹn ngày trả kết quả.
- Thời gian phối hợp thực hiện: 08 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 03 ngày.
38.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Đơn đề nghị. Cập nhật vào phần mềm TNHS;
- Chuyển ngay Bộ phận chế độ BHXH giải quyết.
Lưu ý: Không yêu cầu người di chuyển nộp thẻ BHYT. BHXH Tỉnh nơi đến sẽ thu hồi thẻ BHYT.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH, Bộ phận thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.
+ Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ;
- Lập giấy xác nhận đã hưởng trợ cấp đến hết tháng … /… Trình ký đóng dấu. Thực hiện theo dõi và giảm danh sách điện toán vào tháng sau liền kề theo quy định;
- Lập Danh sách báo giảm chuyển cán bộ thu để giảm tiền đóng BHYT;
- Chuyển Giấy xác nhận và Đơn của cá nhân về Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 0,5 ngày.
- Chuyển 02 bản 03a-TBH cho Bộ phận cấp sổ, thẻ để thu hồi thẻ trên chương trình SMS.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 0,5 ngày.
- Chuyển lại 01 bản 03a- TBH cho Bộ phận chế độ BHXH lưu hồ sơ.
Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Đơn đề nghị, Giấy xác nhận đã hưởng trợ cấp đến hết tháng…/… do Bộ phận chế độ BHXH quận, huyện chuyển đến;
- Lập Giấy giới thiệu di chuyển mẫu 17-HSB; Giấy giới thiệu trả lương hưu và trợ cấp theo mẫu C77-HD;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ về Phòng TN&QLHS (Bộ phận lưu trữ).
Bước 4: Bộ phận TNHS. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Rút toàn bộ hồ sơ gốc photo lưu lại vị trí của hồ sơ;
- Đối chiếu nhân thân trên hồ sơ gốc với CMND, hộ khẩu do người di chuyển lương hưu cung cấp. Lập công văn xác nhận sai lệch giữa các yếu tố về nhân thân trên hồ sơ gốc với CMND, Sổ hộ khẩu và những thiếu sót trên hồ sơ gốc (nếu có);
- Lập Phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu số 17-HSB) trình lãnh đạo phòng ký;
- Niêm phong toàn bộ hồ sơ gốc chuyển theo đi theo đường công vụ.
39. Quy trình giải quyết vừa hồ sơ chế độ ốm đau, vừa xác nhận bảo lưu sổ BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 612, 02 bản).
39.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết vừa hồ sơ ốm đau vừa xác nhận bảo lưu sổ BHXH cho người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 09 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
39.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ theo quy trình giải quyết hồ sơ ốm đau Phiếu giao nhận hồ sơ 601 và quy trình xác nhận sổ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 301 hoặc 321.
- Sau khi kiểm tra hồ sơ, cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ và sổ BHXH cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 09 ngày làm việc.
- Xác nhận vào phần mềm TNHS.
- Giải quyết hồ sơ theo quy trình của Phiếu giao nhận hồ sơ 601.
- Chuyển sổ BHXH, kèm các giấy tờ có liên quan cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 3. Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH, kèm các giấy tờ có liên quan. Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Sau khi xác nhận trên sổ BHXH theo quy trình của Phiếu giao nhận hồ sơ 301 và 321. Trình ký, đóng dấu;
- Trả sổ BHXH đã xác nhận cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 4. Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận lại sổ BHXH từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ đã giải quyết kèm sổ BHXH đã được xác nhận cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 5. Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Trả kết quả cho khách hàng.
Lưu ý: Nếu người lao động có quá trình thai sản nhưng chưa được xác nhận trên sổ BHXH thì bộ phận cấp sổ thẻ phải căn cứ vào SMS để xác nhận tại trang 44 sổ BHXH hoặc xác nhận trên trang 3 tờ bìa sổ.

40. Quy trình giải quyết vừa hồ sơ chế độ thai sản, vừa xác nhận bảo lưu sổ BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 613, 02 bản).
40.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết vừa hồ sơ thai sản vừa xác nhận bảo lưu sổ BHXH của người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 09 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
40.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định của Phiếu giao nhận hồ sơ 602; 301 và 321.
- Sau khi kiểm tra hồ sơ, cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ và sổ BHXH cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 08 ngày làm việc.
- Xác nhận vào phần mềm TNHS.
- Giải quyết hồ sơ theo quy trình của Phiếu giao nhận hồ sơ 602. Đóng dấu “Đã giải quyết thai sản trên sổ BHXH”.
- Chuyển sổ BHXH, kèm các giấy tờ có liên quan cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 3. Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Tiếp nhận sổ BHXH, kèm các giấy tờ có liên quan. Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Sau khi xác nhận trên sổ BHXH theo quy trình của phiếu giao nhận hồ sơ 301 và 321. Trình ký, đóng dấu;
- Trả sổ BHXH đã xác nhận cho Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 4. Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Nhận lại sổ BHXH từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ đã giải quyết kèm sổ BHXH đã được xác nhận cho Phòng (Bộ phận) TNHS.

Bước 5. Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Trả kết quả cho khách hàng.
Lưu ý: Nếu người lao động có quá trình thai sản nhưng chưa được xác nhận trên sổ BHXH thì Phòng (Bộ phận) Cấp số, thẻ phải căn cứ vào SMS để xác nhận trên sổ BHXH.

41. Quy trình giải quyết vừa chế độ hưu trí và vừa điều chỉnh nhân thân đối với người đã bảo lưu sổ BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 614, 02 bản).
41.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ hưu trí và điều chỉnh nhân thân đối với người bảo lưu sổ BHXH.
- Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 10 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
41.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ theo quy trình Phiếu giao nhận hồ sơ 606, 302 và 303;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ và sổ BHXH cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra: Thời hạn nâng lương xem có đúng niên hạn hay không; Việc xếp lương của đơn vị có đúng ngành nghề hay không; Phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, thâm niên vượt khung… có đúng không?; Chức danh công việc có nằm trong danh mục ngành nghề độc hại hay không? Việc nộp BHXH có đủ so với thời gian tham gia BHXH đã được xác nhận trong sổ BHXH hay không?;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do chưa giải quyết, những vấn đề hoặc giấy tờ cần đơn vị bổ sung và trình lãnh đạo phòng ký. Trả ngay cho Bộ phận TNHS;
- Những hồ sơ đủ thủ tục, đủ điều kiện hưởng lương hưu thì chuyển Bộ phận cấp sổ, thẻ in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH;
- Những hồ sơ có quá trình đóng BHXH chưa đúng quy định: nâng lương sớm, hưởng phụ cấp chức vụ chưa đúng, sai thâm niên vượt khung ….thì vẫn in bản quá trình nhưng phải đúng theo quy định (kể cả trường hợp đơn vị đã bổ sung 03a-TBH có điều chỉnh lương ngay từ lúc nộp hồ sơ hưu trí);
- Chuyển Bản quá trình kèm toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận thu điều chỉnh, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 3: Bộ phận thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 02 ngày.
- Thực hiện điều chỉnh nhân thân;
- Nếu sai dữ liệu do lỗi cơ quan BHXH thì tự lập 03a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập Phiếu báo trả;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- In tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển sổ BHXH, các trang tờ rời và tờ 07/SBH, toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Ban giám đốc BHXH Thành phố ký điều chỉnh nhân thân trước khi chuyển cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 10 ngày làm việc.
- Lập Quyết định hưởng chế độ hưu trí.
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đóng dấu đã hưởng chế độ hưu trí trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH.
- Đục lỗ sổ BHXH.
- Bàn giao hồ sơ hưu trí (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Bộ phận chế độ BHXH.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao từ Bộ phận chế độ BHXH.
+ Bộ phận TNHS: Trả hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo Giấy giới thiệu và Quyết định hưu trí (nếu có).
Lưu ý:
- Những trường hợp hồ sơ sai sót, nội dung chưa rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ, đầy đủ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS (hoặc Bộ phận chế độ BHXH quận, huyện). Không được yêu cầu bổ sung quá 02 lần.
- Hồ sơ hưu trí sau khi giải quyết xong, sổ BHXH sẽ lưu tại cơ quan BHXH không trả cho người lao động.
- Cơ quan BHXH chỉ trả lương hưu từ tháng liền kề tháng cơ quan, đơn vị, người sử dụng lao động nộp đầy đủ hồ sơ đến cơ quan BHXH.
42. Quy trình giải quyết chế độ hưu trí của người lao động đang làm việc có điều chỉnh nhân thân (Phiếu giao nhận hồ sơ 615, 02 bản).
42.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
42.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết chế độ hưu trí của người lao động đang làm việc có điều chỉnh nhân thân nộp tại BHXH Thành phố.
- Thời hạn trả kết quả: 20 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ và Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 10 ngày.
+ Bước 5: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
42.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ theo quy trình Phiếu giao nhận hồ sơ 606, 302 và 303;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ và sổ BHXH cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra: Thời hạn nâng lương xem có đúng niên hạn hay không; Việc xếp lương của đơn vị có đúng ngành nghề hay không; Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung… có đúng không?; Chức danh công việc có nằm trong danh mục ngành nghề độc hại hay không? Việc nộp BHXH có đủ so với thời gian tham gia BHXH đã được xác nhận trong sổ BHXH hay không?;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do chưa giải quyết, những vấn đề hoặc giấy tờ cần đơn vị bổ sung và trình lãnh đạo phòng ký. Trả ngay cho Phòng TNHS;
- Những hồ sơ đủ thủ tục, đủ điều kiện hưởng lương hưu thì in Bản quá trình để chuyển Phòng Cấp sổ, thẻ in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH;
- Những hồ sơ có quá trình đóng BHXH chưa đúng quy định: nâng lương sớm, hưởng phụ cấp chức vụ chưa đúng, sai thâm niên vượt khung… thì vẫn in Bản quá trình nhưng phải đúng theo quy định;
- Chuyển Bản quá trình kèm toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Thu điều chỉnh, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 3: Phòng Thu và Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Phòng Thu. Thời hạn 01 ngày.
- Căn cứ thời điểm nghỉ hưu trên Quyết định của đơn vị, diễn biến tiền lương đóng BHXH thể hiện trên sổ BHXH, Bản quá trình do Phòng Chế độ BHXH lập để đối chiếu với SMS;
+ Nếu dữ liệu trùng khớp: Thực hiện điều chỉnh nhân thân. Chuyển hồ sơ hưu trí cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Nếu dữ liệu không trùng khớp (kể cả trường hợp đơn vị đã bổ sung 03a-TBH có điều chỉnh lương ngay từ lúc nộp hồ sơ hưu trí):
* Thực hiện điều chỉnh nhân;
* Nếu sai dữ liệu do lỗi cơ quan BHXH thì tự lập 03a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập phiếu báo trả.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày.
- In tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Chế độ BHXH;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 10 ngày làm việc.
- Lập Quyết định hưởng chế độ hưu trí;
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đóng dấu đã hưởng chế độ hưu trí trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH;
- Đục lỗ sổ BHXH;
- Bàn giao hồ sơ hưu trí (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Phòng TN&QLHS;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 5: Phòng TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
+ Phòng TNHS:
- Cập nhật vào phần mềm TNHS khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH;
- Trả hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo Quyết định hưởng chế độ hưu trí.
42.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
42.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ hưu trí của người lao động đang làm việc có điều chỉnh nhân thân nộp tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 20 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận cấp sổ, thẻ và Bộ phận thu. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 10 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
42.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ theo quy trình TNHS hồ sơ hưu trí 606, 302 và 303;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ và sổ BHXH cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ theo quy định. Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Kiểm tra: Thời hạn nâng lương xem có đúng niên hạn hay không; Việc xếp lương của đơn vị có đúng ngành nghề hay không; Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung… có đúng không?; Chức danh công việc có nằm trong danh mục ngành nghề độc hại hay không? Việc nộp BHXH có đủ so với thời gian tham gia BHXH đã được xác nhận trong sổ BHXH hay không?;
- Hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì lập Phiếu báo trả hồ sơ, ghi rõ lý do chưa giải quyết, những vấn đề hoặc giấy tờ cần đơn vị bổ sung và trình lãnh đạo phòng ký. Trả ngay cho Bộ phận TNHS;
- Những hồ sơ đủ thủ tục, đủ điều kiện hưởng lương hưu thì in bản quá trình để chuyển Bộ phận cấp sổ, thẻ in tờ bìa, tờ rời và tờ 07/SBH;
- Những hồ sơ có quá trình đóng BHXH chưa đúng quy định: nâng lương sớm, hưởng phụ cấp chức vụ chưa đúng, sai thâm niên vượt khung… thì vẫn in bản quá trình nhưng phải đúng theo quy định;
- Chuyển Bản quá trình kèm toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận thu điều chỉnh, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 3: Bộ phận Thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Bộ phận thu. Thực hiện 01 ngày.
- Căn cứ thời điểm nghỉ hưu trên Quyết định của đơn vị, diễn biến tiền lương đóng BHXH thể hiện trên sổ BHXH, Bản quá trình do Phòng Chế độ BHXH lập để đối chiếu với SMS.
+ Nếu dữ liệu trùng khớp: Thực hiện điều chỉnh nhân thân. Chuyển hồ sơ hưu trí cho Phòng Cấp sổ, thẻ;
+ Nếu dữ liệu không trùng khớp:
* Thực hiện điều chỉnh nhân;
* Nếu sai dữ liệu do lỗi cơ quan BHXH thì tự lập 03a-TBH và điều chỉnh dữ liệu. Nếu sai dữ liệu do đơn vị thì thông báo cho đơn vị biết, lập Phiếu báo trả.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
2. Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- In tờ bìa, tờ rời, tờ 07/SBH và chuyển trả toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Bộ phận chế độ BHXH;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Chuyển sổ BHXH, các trang tờ rời và tờ 07/SBH cho Ban giám đốc BHXH Thành phố ký điều chỉnh nhân thân theo quy địnhl;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ hưu trí cho Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 10 ngày làm việc.
- Lập Quyết định hưởng chế độ hưu trí;
- Trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tách ghép hồ sơ. Đóng dấu đã hưởng chế độ hưu trí trên trang liền kề trang có thể hiện quá trình đóng BHXH của sổ BHXH và trên tờ bìa sổ BHXH;
- Đục lỗ sổ BHXH;
- Bàn giao hồ sơ hưu trí (không bao gồm sổ BHXH) đã hoàn chỉnh cho Bộ phận chế độ BHXH quận, huyện;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Cập nhật vào phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH Thành phố;
- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao từ Bộ phận chế độ BHXH.
+ Bộ phận TNHS: Trả hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền cho khách hàng theo Quyết định hưởng chế độ hưu trí.
Lưu ý:
- Những trường hợp hồ sơ sai sót, nội dung chưa rõ ràng, đầy đủ theo yêu cầu thì cán bộ giải quyết hồ sơ phải ghi rõ, đầy đủ những nội dung hoặc các loại hồ sơ thiếu cần bổ sung và chuyển trả lại cho Bộ phận TNHS (hoặc Bộ phận chế độ BHXH quận, huyện). Không được yêu cầu bổ sung quá 02 lần.
- Hồ sơ hưu trí sau khi giải quyết xong, sổ BHXH sẽ lưu tại cơ quan BHXH không trả cho người lao động.
- Cơ quan BHXH chi trả lương hưu từ tháng liền kề tháng cơ quan, đơn vị, người sử dụng lao động nộp đầy đủ hồ sơ đến cơ quan BHXH.

43. Quy trình giải quyết trang cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình (Phiếu giao nhận hồ sơ 616, 02 bản).
43.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết trang cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình cho người lao động.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
42.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định;
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS;
- Chuyển Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận vào phần mềm TNHS.
- Kiểm tra lại hồ sơ trước khi chuyển Phòng Chế độ BHXH giải quyết.
Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Lập Quyết định về việc cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình;
- Trình ký, đóng dấu;
- Bàn giao 01 Quyết định cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Bàn giao Quyết định cho bộ phận TNHS.
Bước 5: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
+ Bộ phận TNHS: Trả Quyết định cho khách hàng.
+ Bộ phận kế toán: Căn cứ Quyết định chi trả trợ cấp cho người lao động.
Lưu ý: Quy trình này chỉ áp dụng cho trường hợp người lao động đã có chỉ định của cơ sở chỉnh hình, phục hồi chức năng.
44. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký hưởng tiếp trợ cấp hàng tháng sau khi đã chấp hành xong hình phạt tù hoặc trở về nước định cư hợp pháp hoặc Tòa án tuyên bố mất tích trở về hoặc hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg (Phiếu giao nhận hồ sơ 617, 02 bản).
44.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để tiếp nhận đăng ký hưởng tiền trợ cấp hàng tháng sau khi đã chấp hành xong hình phạt tù hoặc trở về nước định cư hợp pháp hoặc Tòa án tuyên bố mất tích trở về hoặc hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 1,5 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
44.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận đơn theo mẫu 01-QĐ613 hoặc mẫu 02-QĐ613 đối với trường hợp đề nghị xét hưởng theo QĐ 613/QĐ-TTg. Những trường hợp còn lại, tiếp nhận đơn theo mẫu 13-HSB.
- Sau khi kiểm tra hồ sơ cán bộ TNHS nhập thông tin vào phần mềm TNHS.
- Chuyển Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận vào phần mềm TNHS;
- Căn cứ đơn, kiểm tra lại tháng dừng trợ cấp và xác nhận trên đơn đề nghị (riêng đối tượng hưởng lại theo Quyết định 613/QĐ-TTg thì không cần kiểm tra);
- Chuyển đơn kèm hồ sơ liên quan đến Phòng Chế độ BHXH giải quyết.
Bước 3: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Lập 02 Quyết định mai táng phí (đối tượng 613/QĐ-TTg) hoặc 02 Quyết định hưởng lại (đối với những đối tượng còn lại), tính toán mức truy lĩnh (nếu có);
- Trình ký, đóng dấu;
- Bàn giao 01 Quyết định hưởng lại (bản photo) cho Bộ phận chế độ BHXH. Nếu được hưởng mai táng phí theo Quyết định 613/QĐ-TTg, thì cấp 01 Quyết định (bản chính) cho Bộ phận chế độ BHXH.

Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Nhận 01 Quyết định từ Phòng Chế độ BHXH;
- Căn cứ Quyết định hưởng lại (trừ trường hợp hưởng mai táng), báo tăng danh sách chi trả tháng tương ứng. Lập mẫu 01a-TBH, mẫu 03a-TBH chuyển đồng thời cho Bộ phận thu và Bộ phận cấp sổ thẻ.
Bước 5: Bộ phận Thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 0,5 ngày.
- Căn cứ vào mẫu 3a-TBH do Bộ phận chế độ BHXH chuyển đến để nhập dữ liệu và lưu lại mẫu 03a-TBH. Chuyển mẫu 01a-TBH cho Bộ phận cấp sổ thẻ.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 01 ngày.
- In thẻ BHYT;
- Lưu mẫu 1a-TBHl;
- Bàn giao thẻ BHYT cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Nhận thẻ BHYT từ Bộ phận cấp sổ, thẻ;
- Bàn giao bản photo Quyết định hưởng lại trợ cấp hoặc quyết định mai táng phí (đối tượng 613/QĐ-TTg), và thẻ BHYT cho Bộ phận TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
+ Bộ phận trả hồ sơ: Trả Quyết định hưởng lại và thẻ BHYT theo Phiếu hẹn.
+ Bộ phận kế toán: Chi trả tiền theo Quyết định (nếu có).

45. Quy trình giải quyết hồ sơ đề nghị điều chỉnh trợ cấp BHXH 01 theo Nghị định 83/CP (Phiếu giao nhận hồ sơ 618, 02 bản)
45.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ đề nghị điều chỉnh hồ sơ trợ cấp BHXH 01 theo Nghị định 83/CP.
- Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
45.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ Sổ BHXH hoặc Quyết định hưởng trợ cấp để tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu từ người lao động, thân nhân người lao động;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS,
- Chuyển Phòng (Bộ phận) Chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ Quyết định hưởng trợ cấp của người lao động cung cấp và dữ liệu hiện đang quản lý để in Phiếu điều chỉnh theo mẫu 1B;
- Trình Ban giám đốc BHXH quận, huyện ký và đóng dấu mẫu 1B.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Đóng dấu “Đã điều chỉnh NĐ 83/CP” trên hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH 01 lần và Sổ BHXH (nếu có) hiện đang lưu trữ tại BHXH quận, huyện;
- Bàn giao Phiếu điều chỉnh kèm Danh sách cho Bộ phận TNHS.
Bước 3: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao từ Bộ phận chế độ BHXH.
+ Bộ phận TNHS: Trả hồ sơ cho khách theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền theo Phiếu điều chỉnh.
46. Quy trình giải quyết hồ sơ đề nghị điều chỉnh trợ cấp tuất 01 lần theo Nghị định 83/CP (Phiếu giao nhận hồ sơ 619, 02 bản).
46.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết hồ sơ đề nghị điều chỉnh tuất 01 lần theo Nghị định 83/CP.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
46.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ sổ BHXH hoặc Quyết định hưởng trợ cấp để tiếp nhận hoặc từ chối yêu cầu từ người lao động, thân nhân người lao động;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Căn cứ Quyết định hưởng trợ cấp tuất 01 lần của thân nhân người lao động cung cấp chuyển Phòng Chế độ BHXH Thành phố.
Bước 3: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 06 ngày làm việc.
- Căn cứ Quyết định hưởng trợ cấp của thân nhân người lao động cung cấp và dữ liệu hiện đang quản lý để in Phiếu điều chỉnh theo mẫu 1C;
- Trình Ban giám đốc BHXH Thành phố ký và đóng dấu mẫu 1C;
- Đóng dấu “Đã điều chỉnh NĐ 83/CP” trên hồ sơ hưởng trợ cấp tuất 01 lần và sổ BHXH (nếu có) hiện đang lưu trữ;
- Bàn giao 01 Phiếu điều chỉnh kèm Danh sách Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS trước khi bàn giao Phiếu điều chỉnh theo mẫu 1C cho Bộ phận TNHS.
Bước 5: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS sau khi nhận bàn giao từ Bộ phận chế độ BHXH.
+ Bộ phận TNHS: Trả hồ sơ cho khách hàng theo Phiếu giao nhận hồ sơ.
+ Bộ phận kế toán: Chi tiền theo Phiếu điều chỉnh.

47. Quy trình giải quyết điều chỉnh lại lương hưu do thay đổi tiền lương đóng BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 620, 02 bản).
47.1. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH Thành phố:
47.1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết điều chỉnh lại lương hưu do thay đổi tiền lương đóng BHXH cho người lao động nộp tại BHXH Thành phố.
- Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Phòng Thu và Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 5: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày.
47.1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Công văn đề nghị của đơn vị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH và Quyết định hưu trí (bản photo);
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển Phòng Chế độ BHXH.
Bước 2: Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển Công văn đề nghị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH, tờ bìa (bản chính) và tờ 07/SBH cũ của hồ sơ hưu trí đề nghị điều chỉnh lương hưu cho Phòng Thu.
Bước 3. Phòng Thu và Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Phòng Thu. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Căn cứ Công văn đề nghị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH để lập Phiếu đề nghị có chữ ký lãnh đạo Phòng Thu để chuyển Phòng Cấp sổ, thẻ xoá lưu xác nhận trên SMS;
- Lưu mẫu 03a-TBH;
- Nhập lại dữ liệu tiền lương đóng BHXH theo Công văn đề nghị;
- Thông báo đã điều chỉnh xong dữ liệu thu cho Phòng Cấp sổ, thẻ để lưu lại xác nhận trên SMS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Căn cứ Phiếu đề nghị của Phòng Thu để xoá lưu xác nhận và lưu lại xác nhận sau khi Phòng Thu đã điều chỉnh lại dữ liệu thu;
- In lại và hoàn chỉnh tờ rời, tờ bìa sổ BHXH, tờ 07/SBH mới;
- Lưu Phiếu đề nghị, tờ bìa, tờ 07/SBH cũ;
- Bàn giao tờ rời, tờ 07/SBH mới cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 4. Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Căn cứ Công văn đề nghị, tờ rời, tờ 07/SBH mới để lập Quyết định điều chỉnh lại lương hưu, Phiếu truy lĩnh (nếu có). Thực hiện truy lĩnh vào danh sách chi trả lương hưu gần nhất;
- Lưu 01 bản chính quyết định điều chỉnh; bản chính: tờ rời, tờ 07/SBH mới và bản photo tờ rời, tờ 07/SBH cũ vào hồ sơ gốc;
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Bàn giao 01 bản Quyết định điều chỉnh lương hưu cho bộ phận TNHS (bản photo).
Bước 5. Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Trả Quyết định (bản photo) cho người lao động.
47.2. Đối với hồ sơ nộp tại BHXH quận, huyện:
47.2.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để giải quyết điều chỉnh lại lương hưu do thay đổi tiền lương đóng BHXH cho người lao động nộp tại BHXH quận, huyện.
- Thời hạn trả kết quả: 12 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 03 ngày.
+ Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày.
46.2.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Công văn đề nghị của đơn vị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH và Quyết định hưu trí (bản photo);
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển cán bộ chính sách.
Bước 2: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS;
- Chuyển Công văn đề nghị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH, tờ bìa và tờ 07/SBH của hồ sơ hưu trí đề nghị điều chỉnh lương hưu cho Bộ phận thu.
Bước 3. Bộ phận Thu và Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
+ Bộ phận thu. Thời hạn 01 ngày.
- Căn cứ Công văn đề nghị, Quyết định lương, mẫu 03a-TBH để lập Phiếu đề nghị có chữ ký lãnh đạo BHXH quận, huyện để chuyển Bộ phận cấp sổ, thẻ xoá lưu xác nhận trên SMS.
- Lưu mẫu 03a-TBH;
- Nhập lại dữ liệu tiền lương đóng BHXH theo Công văn đề nghị;
- Thông báo đã điều chỉnh xong dữ liệu thu cho Bộ phận cấp sổ, thẻ để lưu lại xác nhận trên SMS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ.
+ Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày.
- Căn cứ Phiếu đề nghị của Bộ phận thu để xoá lưu xác nhận và lưu lại xác nhận sau khi Bộ phận thu đã điều chỉnh lại dữ liệu thu;
- In lại và hoàn chỉnh tờ rời, tờ bìa sổ BHXH, tờ 07/SBH;
- Lưu Phiếu đề nghị;
- Bàn giao tờ rời, tờ 07/SBH cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 4: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ do Bộ phận cấp sổ, thẻ chuyển đến;
- Chuyển Công văn đề nghị của đơn vị, tờ rời, tờ 07/SBH đã được in lại cho Phòng Chế độ BHXH.
Bước 5: Phòng Chế độ BHXH Thành phố. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Lập Quyết định điều chỉnh lại lương hưu, Phiếu truy lĩnh (nếu có). Thực hiện truy lĩnh vào danh sách chi trả lương hưu gần nhất;
- Lưu 01 bản chính quyết định điều chỉnh; bản chính: tờ rời, tờ 07/SBH mới và bản photo tờ rời, tờ 07/SBH cũ vào hồ sơ gốc;
- Bàn giao bản chính tờ bìa, tờ 07/SBH cũ, Bản xác nhận quá trình đóng BHXH mới và 01 bản photo Quyết định điều chỉnh lại lương hưu cho Bộ phận chế độ BHXH.
Bước 6: Bộ phận chế độ BHXH. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Bàn giao bản chính tờ bìa, tờ 07/SBH cũ cho Bộ phận cấp sổ, thẻ để lưu kèm Phiếu đề nghị;
- Chuyển Bộ phận TNHS 01 bản photo Quyết định điều chỉnh lương hưu, phiếu truy lĩnh (nếu có);
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
Bước 7: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Trả Quyết định (bản photo) cho người được điều chỉnh lương hưu theo phiếu hẹn.

48. Quy trình thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 50…, 02 bản).
48.1. Áp dụng tại BHXH Thành phố:
48.1.1. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thanh toán trực tiếp BHYT chi ngay:
- Điều kiện: là các hồ sơ có chứng từ hợp lệ, rõ ràng, phân tích được ngay, các trường hợp cấp cứu không nằm viện, khám chữa bệnh theo yêu cầu riêng.
- Thời hạn trả kết quả: Thẩm định trả ngay.
Tiếp nhận hồ sơ theo bảng kê hồ sơ số 501/..../CS-BHYT
- Cán bộ TNHS chi trả trực tiếp tiến hành đối chiếu với bản chính, kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định…
- Hồ sơ tiếp nhận tới đâu, cán bộ TNHS tiến hành thẩm định và chuyển cho người bệnh đến Bộ phận chi trả trực tiếp thuộc Phòng KH-TC để nhận tiền,
- Sau đó chuyển cho Phòng Nghiệp vụ Giám định 2 ký duyệt hoàn tất thủ tục vào cuối ngày,
- Đối với những hồ sơ tiếp nhận sau 16 giờ chiều thì tiến hành thẩm định và giải quyết vào buổi sáng làm việc hôm sau.
Lưu ý: Trường hợp khách hàng khiếu nại, thắc mắc thì chuyển cho Bác sĩ Phòng Giám Định BHYT tư vấn, giải thích cụ thể.
48.1.2. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thanh toán trực tiếp BHYT hẹn ngày giải quyết:
- Điều kiện: là những hồ sơ phức tạp phải giám định tại bệnh viện.
- Thời hạn trả kết quả:
+ Thời hạn thực hiện đối với hồ sơ giám định tại các bệnh viện nội tỉnh tối đa là 20 ngày làm việc:
* Đối với những hồ sơ chỉ cần giám định tại 01 bệnh viện: 10 ngày làm việc (bộ phận TNHS: 01 ngày, Phòng NVGĐ2: 09 ngày).
* Đối với những hồ sơ phải giám định tại 02 bệnh viện: 15 ngày làm việc (bộ phận TNHS: 01 ngày, Phòng NVGĐ2: 14 ngày)
* Đối với những hồ sơ phải giám định từ 03 bệnh viện trở lên và hồ sơ có tính chất phức tạp cao: 20 ngày làm việc (bộ phận TNHS: 01 ngày, Phòng NVGĐ2 19 ngày).
+ Thời hạn thực hiện tối đa đối với hồ sơ phải giám định ngoài tỉnh tối đa là 40 ngày làm việc. (bộ phận TNHS 01 ngày, Phòng NVGĐ2 39 ngày).
Bước 1: Bộ phận TNHS.
- Hướng dẫn người bệnh lập Phiếu giao nhận hồ sơ, chứng từ nộp hồ sơ chi trả trực tiếp.
- Tiến hành đối chiếu với bản chính, kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định.
- Khi phát hiện hồ sơ đề nghị thanh toán có thiếu sót, cán bộ TNHS phải hướng dẫn chi tiết cho bệnh nhân tới thanh tóan và phải chịu trách nhiệm nếu không hướng dẫn cho khách hàng một cách đầy đủ, rõ ràng chỉ nhận hồ sơ khi nào đảm bảo đúng, đủ theo yêu cầu,
- Hướng dẫn bệnh nhân ghi giấy đề nghị thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT (mẫu 07/GĐYT),
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Giám định BHYT (mẫu bảng kê chứng từ),
- Xác nhận giao nhận hồ sơ với Phòng giám định chi trên phần mềm TNHS.
Lưu ý: Trường hợp khách hàng khiếu nại, thắc mắc thì chuyển cho Bác sĩ Phòng Giám Định BHYT tư vấn, giải thích cụ thể.
Bước 2: Phòng Nghiệp vụ Giám định 2.
1. Tiếp nhận hồ sơ (Bộ phận hành chính thuộc Phòng Nghiệp vụ Giám định 2):
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS chuyển đến, đối chiếu việc giao nhận trên phần mềm TNHS. Tiến hành phân tuyến, phân loại hồ sơ (phân loại, phân tuyến hồ sơ giám định tại các bệnh viện trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và Hồ sơ điều trị tại các Tỉnh) đồng thời:
+ In phiếu giám định chi phí khám chữa bệnh BHYT (mẫu số: 08/GĐYT),
+ Chuyển hồ sơ giám định tại các bệnh viện trên điạ bàn Thành phố cho Giám định viên y khoa giám định,
+ Làm văn bản gửi giám định hộ đối với các hồ sơ điều trị ở các tỉnh,
- Tiếp nhận hồ sơ đã giám định từ Giám định viên y khoa và nhận các biên bản giám định từ các tỉnh chuyển về,
2. Bộ phận hành chính phòng NVGĐ2 chuyển hồ sơ cho Bộ phận giám định y khoa (Bác sĩ Phòng Nghiệp vụ Giám định 2)
- Bộ phận giám định tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận hành chính thuộc Phòng Nghiệp vụ Giám định 2, tiến hành:
+ Giám định viên tiến hành đối chiếu, phân tích chi phí khám chữa bệnh theo quy định hiện hành tại các bệnh viện,
+ Làm phiếu giám định theo mẫu 08/GĐYT,
- Chuyển trả hồ sơ cho Bộ phận hành chính thuộc Phòng Nghiệp vụ Giám định 2,
3. Bộ phận hành chính phòng NVGĐ2 nhận lại hồ sơ từ Bác sĩ giám định và hoàn tất hồ sơ:
- Tiếp nhận hồ sơ từ các Giám định viên y khoa và nhập chứng từ kế toán để lên bảng thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT (mẫu C78-HD),
- Trình lãnh đạo ký duyệt chi trả,
- Chuyển chứng từ cho Bộ phận chi thanh toán tiền mặt thuộc phòng KH-TC cùng phiếu hẹn trả kết quả,
4. Bộ phận hành chính phòng NVGĐ2 chuyển hồ sơ cho Phòng KH-TC và Bộ phận TNHS:
- Đối với hồ sơ bình thường: Phòng Nghiệp vụ Giám định 2 chuyển hồ sơ chứng từ cho bộ phận thanh toán trực tiếp thuộc phòng KH-TC để chi tiền cho người bệnh.
- Đối với hồ sơ trả lại hoặc điều chỉnh bổ sung:
+ Hồ sơ trả: Phòng Nghiệp vụ Giám định 2 chuyển trả cho Phòng KH-TC. Khi trả lại hồ sơ phải ghi rõ lý do;
+ Hồ sơ điều chỉnh, bổ sung: Phòng Nghiệp vụ Giám định 2 phải ghi rõ điều chỉnh gì, bổ sung gì? Đồng thời phải thông báo cho người bệnh nội dung bổ sung, điều chỉnh.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Bước 3: Trả hồ sơ. Phòng kế hoạch - Tài chính
1. Đối với những hồ sơ bình thường:
- Bộ phận chi trả trực tiếp thuộc phòng KH-TC nhận chứng từ chi từ phòng Nghiệp vụ Giám định 2 chuyển đến, xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS,
- Chi tiền cho người bệnh theo phiếu hẹn.
- Xác nhận trả hồ sơ (chi tiền) trên phần mềm TNHS.
- Lưu trữ hồ sơ (nếu có).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
2. Đối với hồ sơ điều chỉnh, bổ sung:
- Bộ phận chi trả trực tiếp thuộc phòng KH-TC tiếp nhận hồ sơ từ phòng Giám định BHYT, xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS,
- Yêu cầu người bệnh điều chỉnh, bổ sung sau đó mới chi tiền,
3. Đối với hồ sơ trả lại:
- Trả hồ sơ cho khách hàng.
48.2. BHXH quận, huyện chưa phân cấp:
- Đối với hồ sơ hẹn ngày trả: tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 50… (không có loại hồ sơ chi ngay)
Bước 1: Bộ phận TNHS tại quận, huyện. Thời hạn 03 ngày làm việc.
- Hướng dẫn người bệnh có thẻ BHYT lập Phiếu giao nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ.
- Đối chiếu với bản chính, kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định.
- Tiếp nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS, ghi ngày hẹn trả hồ sơ vào Phiếu giao nhận hồ sơ trả khách hàng.
- Lập phiếu giám định chi phí khám chữa bệnh BHYT (mẫu 08/GĐYT).
- Khi phát hiện hồ sơ đề nghị thanh toán có thiếu sót, cán bộ TNHS phải hướng dẫn chi tiết, đầy đủ rõ ràng cho khách hàng (lập Phiếu hướng dẫn). Chỉ nhận hồ sơ khi nào đảm bảo đúng, đủ theo yêu cầu,
- Chuyển hồ sơ cho Phòng Nghiệp vụ giám định 2, xác nhận trên phần mềm TNHS,
Lưu ý: Trường hợp khách hàng có vướng mắc, chuyển cho Bác sĩ Phòng Nghiệp vụ Giám Định 2 tư vấn, giải thích cụ thể.
Bước 2: Phòng Nghiệp vụ giám định 2.
1. Cán bộ hành chính tại Phòng Nghiệp vụ Giám định 2. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS quận, huyện chuyển đến, xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Tiến hành đối chiếu phân loại hồ sơ theo số lượng bệnh viện.
- Chuyển lãnh đạo phòng phân tuyến hồ sơ giám định.
- Chuyển hồ sơ:
+ Khám chữa bệnh tại các bệnh viện địa bàn Thành phố cho bác sỹ giám định giám định.
+ Khám chữa bệnh tại các Tỉnh để Tỉnh giám định hộ.
* Đối với hồ sơ giám định tại tỉnh:
+ Trả lời đúng, đầy đủ thì tiếp nhận,
+ Còn thiếu thì lập phiếu hướng dẫn bổ sung,
2. Bác sĩ giám định. Thời hạn 9/14/19 và 35 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ (nội tỉnh, ngoại tỉnh), đối chiếu với hồ sơ lưu tại cơ sở khám chữa bệnh, phân tích chi phí khám chữa bệnh theo quy định hiện hành.
- Duyệt thanh toán, điền chi tiết vào bảng thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT (mẫu C78-HD).
- Chuyển hồ sơ cho cán bộ hành chính phòng giám định.
3. Cán bộ hành chính, tại Phòng Nghiệp vụ giám định 2. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Đối với hồ sơ bình thường:
+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số liệu chi ghi chữ và số khớp nhau.
+ Trình ký hồ sơ.
+ Chuyển hồ sơ hoàn tất cho bộ phận TNHS quận, huyện, xác nhận trên phần mềm TNHS.
- Đối với hồ sơ trả lại hoặc điều chỉnh bổ sung:
+ Tiếp nhận hồ sơ, cập nhật tình trạng hồ sơ trên phần mềm TNHS, ghi rõ lý do cụ thể hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh gì,
Bước 3: Bộ phận TNHS và Bộ phận kế toán tại BHXH quận, huyện. Thời hạn 3 ngày làm việc.
- Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS, lập phiếu chi và chi tiền cho khách hàng.
- Cập nhật hồ sơ đã trả cho khách hàng trên phần mềm TNHS,
- Trình ký, hoàn tất hồ sơ giám định và lưu trữ chứng từ theo qui định.
48.3. BHXH quận, huyện đã phân cấp:
48.3.1. Thanh toán trực tiếp BHYT chi hẹn: như mục chi hẹn của, quận huyện chưa phân cấp.
48.3.2. Thanh toán trực tiếp BHYT chi ngay: Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 501.
Bước 1: Bộ phận TNHS. Xử lý ngay.
- Hướng dẫn khách hàng lập Phiếu giao nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ.
- Đối chiếu với bản chính, kiểm tra tính chính xác, tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định.
- Tiếp nhận hồ sơ nhanh trên phần mềm TNHS.
- Khi phát hiện hồ sơ đề nghị thanh toán có thiếu sót, cán bộ TNHS phải hướng dẫn chi tiết, đầy đủ rõ ràng cho khách hàng (lập Phiếu hướng dẫn). Chỉ nhận hồ sơ khi nào đảm bảo đúng, đủ theo yêu cầu.
Lưu ý: Trường hợp khách hàng có vướng mắc, chuyển cho Bác sĩ Phòng Nghiệp vụ Giám Định 2 tư vấn, giải thích cụ thể.
+ Giám định viên y khoa tại BHXH quận huyện. Xử lý ngay.
- Hồ sơ tiếp nhận hợp lệ tới đâu, cán bộ TNHS chuyển cho giám định viên y khoa.
- Bác sỹ tiến hành thẩm định phân tích hồ sơ và duyệt mức chi theo khung giá qui định hiện hành.
- Chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán chi.
Bước 2: Bộ phận TNHS. Trả ngay.
- Chuyển hồ sơ cho Bộ phận kế toán, lập phiếu chi, chi tiền cho khách hàng.
- Cập nhật hồ sơ để trả cho khách hàng trên phần mềm TNHS.
- Bộ phận kế toán chi trình ký, hoàn tất hồ sơ giám định và lưu trữ chứng từ theo qui định.
Lưu ý: Đối với những hồ sơ tiếp nhận sau 16 giờ thì tiến hành thẩm định và giải quyết vào buổi sáng làm việc hôm sau.
48.4. Đối với hồ sơ phải điều chỉnh, bổ sung, khiếu nại:
Bước 1: Phòng Giám định BHYT chuyển hồ sơ cho BHXH quận, huyện. Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS.
Bước 2: Bộ phận TNHS BHXH quận, huyện. Yêu cầu người bệnh điều chỉnh, bổ sung, khiếu nại.
Bước 3: Kế toán chi BHXH quận, huyện. Chi tiền cho người bệnh (Chỉ chi tiền khi nào người bệnh điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện hồ sơ).
48.5. Đối với hồ sơ trả lại: Trả hồ sơ cho người bệnh gồm những chứng từ như hoá đơn, giấy ra viện, đơn thuốc, thẻ…. Đối với những biểu mẫu do BHXH đã phát hành thì phải giữ lại.